En profondeur : qu’est-ce que la tenue de livre?

C’est quoi un teneur de livres?

Appelé bookkeeper en anglais, le teneur de livre est une personne chargée de tenir à jour les registres financiers d’une entreprise ou d’une organisation en faisant, entre autres, la saisie de données comptables. Le rôle principal d’un teneur de livres est de s’assurer que toutes les transactions financières sont correctement enregistrées, classées et documentées et ce, de manière précise.

Les tâches courantes d’un teneur de livres incluent :

1. L’enregistrement des transactions : Il enregistre toutes les opérations financières de l’entreprise, telles que les ventes, les achats, les paiements, les dépenses, les revenus, etc.
2. Le classement et la catégorisation des données comptables : Il s’assure que chaque transaction est classée dans la bonne catégorie comptable, ce qui facilite l’analyse financière et la préparation des rapports.
3. La réconciliation : Il concilie les relevés bancaires avec les enregistrements comptables pour s’assurer que les chiffres correspondent et détecter toute anomalie ou erreur.
4. La préparation des états financiers : Il peut aider à préparer les états financiers, tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau de flux de trésorerie, en utilisant les données qu’il a enregistrées.
5. Le suivi des dépenses : Il aide à surveiller les dépenses de l’entreprise, ce qui peut contribuer à la gestion du budget.
6. Les paiements et la facturation : Il peut être chargé de traiter les paiements des fournisseurs et d’émettre des factures aux clients.

Les teneurs de livres jouent donc un rôle essentiel dans la gestion financière d’une entreprise, en fournissant des informations financières précises et en aidant les propriétaires et les gestionnaires à prendre des décisions éclairées. Ils travaillent souvent en étroite collaboration avec les comptables ou les experts-comptables pour garantir la conformité aux règles comptables et fiscales.

Quels sont les principes de la tenue de livre comptable?

Au Québec, la tenue de livre comptable repose sur des principes similaires à ceux des PCGA (Principes Comptables Généralement Acceptés) utilisés dans d’autres juridictions, mais il existe également des spécificités liées à la législation et aux normes comptables québécoises. Voici les principes fondamentaux de la tenue de livres comptable au Québec :

1. Principe de la comptabilité d’exercice : Comme mentionné précédemment, ce principe stipule que les transactions doivent être enregistrées au moment où elles sont effectuées, et non au moment où l’argent est effectivement reçu ou payé. Il s’agit d’un principe fondamental de la comptabilité au Québec, tout comme dans d’autres juridictions.
2. Principe de l’entité : L’entreprise est considérée comme une entité distincte de ses propriétaires, et les transactions de l’entreprise doivent être enregistrées séparément des finances personnelles des propriétaires. Cela garantit une séparation claire entre les actifs, les passifs et les capitaux propres de l’entreprise et ceux des propriétaires.
3. Principe de la continuité : Comme ailleurs, ce principe suppose que l’entreprise continuera à fonctionner indéfiniment, sauf indication contraire. Les comptes sont tenus en tenant compte de la perspective à long terme.
4. Principe de l’importance relative : Ce principe exige que les transactions et les éléments comptables soient enregistrés et présentés en fonction de leur importance relative. Les transactions importantes doivent être clairement mises en évidence dans les états financiers.
5. Principe de la prudence : Ce principe exige que les comptables et les teneurs de livres comptables au Québec fassent preuve de prudence dans l’évaluation des actifs, des passifs et des estimations comptables. En cas de doute, il est recommandé de prendre des mesures conservatrices pour éviter une surestimation des actifs ou une sous-estimation des passifs.

Il est important de noter que la tenue de livres comptable au Québec est également influencée par les normes comptables canadiennes, telles que les normes comptables pour les entreprises à capital fermé (NCECF) émises par le Conseil des normes comptables du Canada (CNC). Les entreprises au Québec sont tenues de se conformer à ces normes comptables, en plus des exigences légales provinciales. Par conséquent, il peut y avoir des spécificités additionnelles liées aux normes comptables canadiennes qui s’appliquent aux entreprises québécoises.

Comment faire la tenue de livre?

La tenue de livres est un processus essentiel pour enregistrer et pour suivre toutes les transactions financières d’une entreprise. Voici les étapes de base pour effectuer une tenue de livres :

1. Collecte des documents financiers :
   • Rassemblez tous les documents financiers pertinents, tels que les reçus, les factures, les relevés bancaires, les relevés de carte de crédit, les contrats, etc.
2. Création d’un système de classement :
   • Établissez un système de classement organisé pour trier et stocker tous les documents financiers. Utilisez des dossiers physiques ou un système de classement électronique.
3. Séparation des finances personnelles et professionnelles :
   • Assurez-vous de séparer clairement les finances personnelles des propriétaires de celles de l’entreprise.
4. Enregistrement des transactions :
   • Pour chaque transaction, enregistrez les détails pertinents, notamment la date, la description, le montant, la catégorie comptable (par exemple, ventes, achats, dépenses), le mode de paiement, etc.
5. Utilisation d’un logiciel comptable (facultatif) :
   • Pour simplifier le processus, envisagez d’utiliser un logiciel comptable tel que QuickBooks, Sage, Xero ou un autre logiciel comptable approprié à votre entreprise. Ces outils automatisent de nombreuses tâches de tenue de livres et facilitent la création de rapports financiers.
6. Rapprochement bancaire :
   • Rapprochez régulièrement vos relevés bancaires avec vos enregistrements comptables pour vous assurer que les chiffres correspondent. Identifiez et corrigez les erreurs ou les transactions manquantes.
7. Création de rapports financiers :
   • Générez des rapports financiers réguliers, tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau de flux de trésorerie, en utilisant vos enregistrements comptables. Ces rapports offrent un aperçu de la santé financière de votre entreprise.
8. Gestion de la TVA et des impôts :
   • Si votre entreprise est assujettie à la TVA ou à d’autres taxes, assurez-vous de collecter et de payer les montants dus aux autorités fiscales en temps opportun.
9. Révision et audit :
   • Faites régulièrement une révision de vos livres comptables pour détecter les erreurs et les incohérences. Il peut également être utile de faire auditer vos livres par un CPA externe pour garantir leur précision.
10. Formation continue :
    • Restez à jour avec les changements législatifs et les meilleures pratiques comptables en participant à des formations continues et en consultant des ressources professionnelles.

La tenue de livres doit être précise, organisée et effectuée régulièrement pour garantir une gestion financière saine de votre entreprise. Si vous n’avez pas les compétences à l’interne, envisagez de faire appel à un professionnel offrant des services de tenue de livres pour vous aider à maintenir des livres comptables précis et à jour.

Les règles de tenue de livres pour les travailleurs autonomes

Les travailleurs autonomes au Québec sont tenus de respecter certaines règles de tenue de livres, comme les entreprises, afin de s’assurer qu’ils sont conformes. Voici quelques-unes des règles essentielles que les travailleurs autonomes au Québec doivent suivre en matière de tenue de livres :

1. Tenue de registres financiers :
   • Les travailleurs autonomes doivent tenir des registres financiers précis pour enregistrer toutes leurs transactions financières, y compris les revenus, les dépenses, les achats et les ventes.
2. Séparation des finances personnelles et professionnelles :
   • Il est important de maintenir une stricte séparation entre les finances personnelles et professionnelles. Ayez un compte bancaire distinct pour votre entreprise.
3. Enregistrement des revenus :
   • Enregistrez tous les revenus que vous gagnez dans le cadre de votre travail autonome. Cela comprend les paiements en espèces, les chèques, les virements bancaires et les paiements par carte de crédit.
4. Enregistrement des dépenses :
   • Enregistrez toutes vos dépenses professionnelles, y compris les factures de fournisseurs, les frais de bureau, les frais de déplacement, les frais de véhicule, etc.
5. Facturation :
   • Si vous émettez des factures à vos clients, assurez-vous qu’elles sont précises et incluent toutes les informations nécessaires, telles que votre nom, votre numéro d’entreprise, la date, le montant dû, la description des services, etc.
6. Rapprochement bancaire :
   • Faites régulièrement correspondre vos enregistrements financiers avec vos relevés bancaires pour vous assurer que les chiffres correspondent et détecter toute erreur ou omission.
7. Calcul des taxes :
   • Si vous êtes assujetti à la TVQ et à la TPS fédérale, assurez-vous de collecter et de payer ces taxes conformément aux règles fiscales en vigueur.
8. Tenue de registres pendant au moins 7 ans :
   • Conservez vos registres financiers pendant au moins 7 ans, car Revenu Québec ou l’ARC peuvent exiger une vérification fiscale pendant cette période.
9. Consultation d’un professionnel de la fiscalité :
   • Il est recommandé de consulter un comptable ou un fiscaliste pour vous aider à comprendre les obligations fiscales spécifiques à votre situation et à optimiser votre situation fiscale.
10. Rapports fiscaux annuels :
    • Préparez et déposez les rapports fiscaux annuels requis, tels que la déclaration de revenus des travailleurs autonomes (TP-80), en respectant les délais imposés par l’Agence du revenu du Québec.

Il est essentiel de respecter ces règles de tenue de livres pour éviter les problèmes fiscaux et financiers. Les travailleurs autonomes peuvent choisir de tenir leurs registres manuellement, mais l’utilisation d’un logiciel comptable ou d’un service de tenue de livres professionnel peut simplifier le processus et aider à garantir la précision de la comptabilité.

Des exemples concrets de tenue de livres pour les petites entreprises

Si vous êtes un travailleur autonome, ou une petite entreprise, vous pouvez utiliser des outils simples comme Excel, ou encore comme QBO en ligne. En voici quelques exemples :

Exemple de registre de revenus :

Exemple de registre de dépenses :

Si vous êtes une plus grosse entreprise, il serait en effet pertinent de faire appel à des professionnels qui pourront vous aider à mieux classer le tout. 

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