Un article rédigé par Kim Gélineau.

En cette ère de plus en plus technologique, bien des compagnies ont toutes sortes d’outils à leur disposition afin de bien gérer leur entreprise. On pense entre autre à un commerce électronique, ou encore, à un logiciel de facturation, d’inventaire, des feuilles de temps, etc. Il est possible d’avoir tous ces outils dans un même logiciel, mais plus souvent qu’autrement, il s’agit d’outils complétements différents. Un entrepreneur pourrait donc vouloir connecter tous ces outils ensemble, et surtout à un logiciel de comptabilité comme Quickbooks en ligne qui propose toutes sortes de connecteurs et souvent des connections à même l’outil spécialisé.

La question à se poser est donc la suivante: Est-ce une bonne idée de tout connecter? Malheureusement, la réponse est non. Certaines applications comme Dext qui gère les payables doit être connecter à un logiciel comptable comme Quickbooks, sinon on ne l’utilise qu’a moitié. Toutefois, certaines applications créent plus de problèmes à être connectées qu’a ne pas l’être. En effet, certains logiciels comptables sont plus aptes à recevoir certaines connexions que d’autres.

Regardons ensemble les facteurs à considérer avant de décider quels outils connecter à votre logiciel comptable, plus précisément, si celui-ci est Quickbooks.

Pourquoi on veut connecter nos applications?

Les raisons pour lesquelles on souhaite connecter peuvent avoir un impact significatif pour déterminer si cela vaut la peine ou non de connecter une application au logiciel comptable. Voici les principales raisons que les clients nous partagent lorsqu’on discute de connexion.

Connecter pour connecter

On nous dit souvent que l’on souhaite connecter, sans avoir un autre besoin particulier à combler. C’est que beaucoup désirent en fait automatiser ou optimiser leurs processus et croient que de connecter est la seule manière de le faire. Il existe cependant bien d’autres manières d’automatiser et de réduire le fardeau de travail d’un employé ou d’une équipe comptable sans devoir connecter quoi que ce soit au système comptable. On peut simplement créer une feuille de calcul Excel, laquelle peut avoir une meilleure performance qu’une connexion et qui offre une meilleure flexibilité, car on contrôle le fichier Excel et on peut le modifier au besoin.

Souvent, l’automatisation par la connexion peut engendrer un certain laisser-aller; les intervenants ne se sentent plus responsables ou ils vont avoir tendance à oublier de faire des vérifications lorsque le processus est automatisé. Pourquoi est-ce que quelqu’un se sentirait responsable d’un processus qu’une machine effectue maintenant pour lui? Malheureusement, on oublie souvent de réviser et de valider l’information générée dans le processus, ce qui peut créer des éléments complexes à réparer manuellement. La plupart du temps, cela requiert l’intervention d’un dispendieux spécialiste.

La production de rapports

On nous mentionne aussi souvent vouloir connecter des applications pour obtenir le même détail dans leur logiciel comptable que dans leurs applications spécialisées, comme un gestionnaire de projet par exemple. L’accès à des données pertinentes plus précises pour l’entreprise peut être un facteur important dans le choix de connecter ou ou non au logiciel comptable. Cependant, il faut aussi se demander s’il n’est pas plus simple d’ajouter des données de l’application spécialisée en un deuxième temps afin d’éviter de devoir alourdir le processus de rapprochement. À noter qu’au moment ou l’on écrit cet article, il n’est pas requit d’ajouter le détail complet au logiciel comptable, bien que cela peut, dans certains cas, s’avérer une amélioration intéressante.

L’extension des fonctions comptables

Il y a un facteur important à considérer : certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles sur les logiciels comptables comme Quickbooks, ou parfois elles ne répondent pas tout à fait à vos besoins. Dans ces cas, il faut se tourner vers des applications tierces pour combler le manque.

Par exemple, une application comme Plooto, qui permet de payer les fournisseurs en ligne en listant les factures à payer dans Quickbooks, ne serait pas très utile sans connexion à Quickbooks. De plus, ce type d’application offre généralement des connexions qui sont limitées et simples. Elles ne compliquent pas le processus de rapprochement des données et réduisent considérablement l’entrée de données.

Dans le cas des applications comme Dext, Plooto, RBC PayEdge, EbizCharge, il est question d’applications que l’on doit absolument connecter pour avoir accès à leurs fonctionnalités complètes. Dans ce cas, dans la mesure où l’on a choisi la bonne application, il faut connecter.

La redondance de l’entrée de données

Lorsqu’une problématique est soulevée quant aux collaborateurs qui doivent entrer les mêmes données dans plusieurs logiciels ou qui évitent de le faire parce que c’est trop long, cela vaut la peine de se pencher sur une connexion. Il est important de considérer le processus de rapprochement, abordé en détail plus bas, avant de décider de connecter ou non. Il va sans dire qu’il faut également se demander s’il est nécessaire d’entrer en double certains éléments ou si une autre alternative serait plus avantageuse.

Qu’est-ce qu’on peut connecter?

Un logiciel comptable comme Quickbooks offre la possibilité de connecter des centaines d’applications tierces. On peut souvent connecter l’application directement, car le pont est déjà mit en place par les deux applications afin d’envoyer certaines informations précises entre les deux. Il est aussi possible d’utiliser des connecteurs payants conçus spécialement pour faire ce pont.

Finalement, si on a les moyens et si aucun connecteur ne fait déjà le travail, on peut demander a des programmeurs de coder un pont entre deux applications.

Voici maintenant les principales grandes catégories d’applications tierces dont nous avons fait l’expérience et voyons leurs enjeux ou leurs avantages au niveau de la connexion potentielle avec un logiciel comptable comme Quickbooks. À noter que des frais supplémentaires pourraient être appliqués dans certains cas pour avoir accès à leur connexion.

Commerce électronique (plateforme de paiement)

Dans bien des cas, nous avons remarqué que de connecter un commerce électronique pose plus de problèmes qu’il n’apporte de bénéfices. Premièrement, il faut que la plateforme de commerce permette aux connecteurs de voir quels sont les modes de paiement pour les traiter différemment au besoin, ce qui n’est pas toujours le cas. Les transactions en devises étrangères peuvent aussi poser problème, puisqu’il n’est pas possible pour les connecteurs de suivre les devises.

Deuxièmement, il peut arriver que certains éléments dont on a besoin ou que l’on souhaite transférer d’une application à une autre ne soient pas disponibles. De plus, il est possible que le connecteur fonctionne bien aujourd’hui, mais qu’il cesse de fonctionner demain (voir section sur les mises à jour et les exceptions). Cela demande donc une surveillance constante de la connexion et un rapprochement adéquat en continu.

Inventaire

Nous devons être prudents lorsque l’on parle de connecter des inventaires, car ce processus est très important pour une entreprise qui doit en faire la gestion. La difficulté vient du fait qu’il y a autant de possibilités que d’applications de gestion d’inventaire. Ceux qui gèrent des inventaires le savent, tous les systèmes ne sont pas organisés et gérés de la même manière. Il est donc très difficile de transférer les inventaires d’un logiciel complexe et spécialisé vers un logiciel moins complexe comme Quickbooks. Comme on laisse la gestion d’inventaire dans l’application spécialisée, mais que l’on demande tout de même au logiciel comptable d’effectuer des écritures de mouvement d’inventaire selon des principes moins complexes, il y a souvent des incongruités. Et si l’on a un doute sur la valeur de l’inventaire, il ne sert plus à rien de connecter. Il est donc important de discuter avec votre spécialiste en implantation Quickbooks afin de déterminer si la connexion est une bonne solution.

Logiciel de facturation et gestion de projet

Dans certains cas, il n’est pas nécessaire de les connecter, mais nous le ferons probablement quand même. Au-delà d’un gain de temps au niveau de l’entrée de donnée, les éléments à transférer sont généralement assez simples et les connexions offertes sont assez complètes. À noter toutefois que les connexions ne sont pas toutes nées égales et que certaines plateformes peuvent avoir de la difficulté au niveau du transfert des taxes, des segments significatifs et des champs personnalisés. Il est donc important de bien choisir le gestionnaire de projet ou l’application de facturation en considérant les possibilités et les limitations de connexion dès le départ pour éviter les surprises.

Traitement des payables et des notes de frais

Les applications pour augmenter ou pour compléter les fonctions de Quickbooks au niveau des payables et de la gestion des notes de frais sont celles que nous recommandons le plus et qui sont le plus connectées. On pense à une combinaison Dext, Quickbooks, Plooto pour gérer les payables de A à Z. On envoie les documents de factures et de reçus dans Dext, qui détecte plusieurs éléments et qui s’occupe de préremplir les informations comptables. Une fois révisés, on envoie les documents dans Quickbooks où la pièce jointe est jumelée à la transaction d’achat, puis on peut aller dans Plooto pour générer la liste des factures à payer et en effectuer le paiement à partir de là. L’intégration entre les trois applications est simple, directe et permet de mettre l’emphase sur la révision plutôt que sur l’entrée de données.

Encaissements

En ce qui concerne les encaissements, Quickbooks offre la possibilité d’encaisser les factures de vente en ligne. Les fonctionnalités étant limitées en termes de modes de paiement, de paiements récurrents et de devises, certains se tournent vers des logiciels externes tels qu’EbizCharge. Il est important dans ce cas de connecter cette application pour limiter l’entrée de données supplémentaires. Il est d’autant plus important de comprendre comment la connexion fonctionne pour ne pas avoir de surprises.

Qui s’occupe de la comptabilité et de la connexion?

Après avoir considéré vos besoins et les possibilités de connexions, l’élément qui pourrait faire basculer votre décision d’un côté ou de l’autre concerne la personne dans l’entreprise qui sera responsable de réviser et d’analyser la comptabilité. Il est préférable que cette personne soit à l’aise avec les technologies et qu’elle comprenne bien comment fonctionne la connexion mise en place, car celle-ci devra pouvoir intervenir lors des évènements décrits dans les prochains paragraphes.

Le rapprochement

Que l’on choisisse de connecter ou non, il faudra effectuer des rapprochements entre les données des logiciels tierces et le logiciel comptable. Dans le cas où l’on ne connecterait pas le commerce électronique, le rapprochement s’effectue au moment de générer le rapport de la plateforme et de créer l’écriture de revenu. Si on le connecte, il faudra l’effectuer après que des dizaines, voire des centaines ou des milliers de transactions aient été envoyées vers le logiciel comptable. Ces transactions ne sont à ce moment plus isolées dans leur propre logiciel, mais incorporées dans un logiciel comptable qui peut contenir d’autres revenus et d’autres dépenses. Il est donc important de rapprocher le tout à intervalles réguliers et d’intervenir rapidement.

Les mises à jours et les exceptions

Lorsque nous connectons des logiciels complexes et différents, il faut comprendre qu’ils ne parlent pas le même langage et ne comportent pas exactement les mêmes composantes. Les connecteurs effectuent le pont entre ces deux plateformes, mais il arrive que de nouvelles fonctionnalités et des mises à jour fassent échouer la connexion. Il est donc important que la personne responsable de la révision soit confortable de discuter avec l’assistance technique afin de faire corriger ou ajuster le tout au besoin. Autrement, il faut que l’entreprise soit prête à payer un expert pour l’accompagner dans le dépannage de ce type de situation, qui arrivera probablement tôt ou tard.

En conclusion, tout est une question de calcul

Pour terminer, il est important de se rappeler que de connecter des applications ensemble et surtout au logiciel comptable peut entraîner des conséquences inattendues. La préparation est la clé : il faut se demander si une telle connexion va apporter un résultat positif en considérant les risques et les avantages de manière holistique.

Si vous avez bien évalué la situation et que vous souhaitez aller de l’avant avec une telle connexion, parlez-en à votre spécialiste TI et logiciels, mais surtout, parlez-en à votre comptable avant de le faire. Mieux vaut prévenir que guérir.

Nous recommandons, pour des connexions plus personnalisées, d’effectuer une période de parallèles où l’on connecte l’application à une compagnie vide. Cela permet d’observer tous les comportements et de confirmer que l’on comprend bien la connexion et que les informations sont transférées comme prévu.

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