Un article rédigé par Kim Gélineau.

Avec l’avènement des solutions de comptabilité infonuagique, la gestion financière des entreprises est devenue plus accessible et plus pratique que jamais. Cependant, il est essentiel de comprendre que même avec l’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne, des pièges peuvent se présenter et compromettre l’intégrité des données de l’entreprise en donnant bien des tracas aux utilisateurs et à votre comptable. Pour éviter les écueils liés à l’utilisation de ces outils et pour conserver des états financiers propres et utiles, nous avons identifié les 5 pièges les plus courants à éviter. Lisez la suite pour voir nos conseils pratiques et limiter les problèmes.

1. Mauvaise configuration initiale

Ne pas prendre le temps de configurer correctement votre logiciel de comptabilité peut entraîner des erreurs de saisie des données, des problèmes de catégorisation et des états financiers incorrects qui peuvent prendre de nombreuses heures de travail à corriger par un professionnel. Il est facile de croire que l’implantation d’un logiciel aussi répandu et accessible que Quickbooks en ligne est facile à paramétrer, mais ce n’est pas tout à fait le cas.

Il faut en effet connaitre les subtilités du logiciel pour bien démarrer et migrer les devises étrangères ou pour bien configurer le module de taxe qui, une fois installé, ne peut être modifié. Il y a aussi l’utilisation des cartes de crédit dans le module de banque, qui implique, pour la plupart des utilisateurs, un changement complet de processus. De ce fait, il est donc toujours recommandé de faire appel à un professionnel en implantation de solutions infonuagiques afin d’obtenir le meilleur résultat possible.

2. Manque de formation initiale et continue

Utiliser un logiciel de comptabilité infonuagique nécessite une certaine formation afin d’exploiter toutes les fonctionnalités pertinentes pour votre entreprise. Ne pas investir dans une formation adéquate pour vous-même ou pour votre équipe peut entraîner une utilisation inefficace du logiciel et des erreurs qui peuvent demander du temps et engager des coûts pour les corrections d’un professionnel. Assurez-vous de soutenir vos utilisateurs avec de la formation adéquate et de l’assistance technique disponibles en tout temps pour une utilisation optimale du logiciel et une expérience agréable pour tous.

D’un autre point de vue, bien que le logiciel de comptabilité infonuagique puisse être convivial, il est important de rester à jour sur ses fonctionnalités et sur les meilleures pratiques. Négliger la formation continue peut vous empêcher d’exploiter pleinement les capacités du système et de bénéficier des améliorations qui pourraient vous aider à optimiser votre gestion financière. Demeurez informé des mises à jour du logiciel et participez à des formations pour rester compétent dans son utilisation.

Nous voyons souvent des clients qui ne voulaient pas de formation revenir quelques mois plus tard pour qu’on les soutienne dans la correction d’erreurs évitables par une utilisation adéquate du système comptable.

3. Négligence au niveau de la révision

La révision est une étape cruciale à la suite de l’implantation d’une toute nouvelle solution infonuagique, mais elle est souvent négligée. Les nouveaux utilisateurs ont en effet tendance à négliger cet aspect, puisque l’implantation d’une nouvelle technologie implique une certaine automatisation et l’utilisateur a souvent l’impression que l’automatisation est infaillible, ce qui n’est pas le cas.

En fait, il est très important, surtout à la suite d’un changement de système comptable, de réviser les données. Celles-ci sont entrées différemment selon des paramètres et des processus qui peuvent être complètement différents. La révision permet d’attraper les erreurs, mais aussi de voir les inefficacités et d’effectuer les ajustements nécessaires.

4. Absence de contrôles internes

Même avec un système de comptabilité infonuagique, il est essentiel d’établir des contrôles internes pour éviter les fraudes, mais également les erreurs. Il est fortement recommandé de séparer différentes tâches lorsque c’est possible de le faire, comme l’ajout d’un processus d’approbation des factures de vente, les factures d’achat et les paiements fournisseurs. Il va sans dire qu’il est aussi très important de s’assurer que chaque utilisateur ait son propre accès au système comptable afin de pouvoir tracer le parcours d’une transaction en cas de besoin. Évidemment, on ne devrait jamais partager ce type d’accès.

5. Erreur de saisie de données

Bien que le logiciel de comptabilité infonuagique puisse faciliter la saisie des données, il est important de rester vigilant afin d’éviter les erreurs. Une mauvaise saisie des chiffres, des dates ou des catégories peut compromettre la précision de vos états financiers. Prenez le temps de vérifier attentivement chaque entrée pour assurer l’exactitude des données. De plus, assurez-vous que les utilisateurs comprennent bien le système dans son ensemble pour bien effectuer la saisie de données et ajuster les entrées adéquatement au besoin.

En conclusion, il est très important de bien prévoir son changement de système pour effectuer la tenue de livres comptables, et de ne pas négliger l’aide qu’un professionnel peut vous apporter dans cette aventure afin d’en tirer tous les bienfaits sans en vivre tous les tracas!