Les applications complémentaires à Quickbooks – les essentiels selon Noa

Un article rédigé par Kim Gélineau.

Quickbooks (QBO) en ligne est un logiciel de comptabilité très populaire qui offre une variété d’outils et de fonctionnalités pour vous aider à gérer facilement vos finances. Mais le logiciel est encore plus puissant lorsqu’il est associé à des applications complémentaires qui offrent des fonctions indisponibles dans QBO, ou qui ne répondent pas tout à fait à vos besoins. Découvrez les applications essentielles complémentaires préférées de Noa.

Le traitement des factures fournisseurs et des dépenses (Dext ou ApprovalMax + Dext)

L’application Dext Prepare, ou simplement Dext, est l’application complémentaire à Quickbooks que nous utilisons et que nous recommandons le plus. Dext permet d’ajouter les documents d’achat à sa plateforme (factures à payer, dépenses de carte de crédit et rapports de dépenses), soit en faisant un ajout manuel sur le site web, soit en les envoyant par courriel ou par photo via un appareil mobile. L’intelligence artificielle détecte les 9 éléments suivants :

  • Le type de document
  • La date du document
  • Le nom du fournisseur
  • La devise
  • Le montant total
  • Le montant de TVA
  • Le montant de taxe secondaire
  • La référence de paiement
  • Le type de paiement

Cela facilite le remplissage au préalable des données, qui peuvent être bonifiées par l’ajout de règles de classification. Ensuite, il ne vous reste plus qu’à réviser et à publier les données vers QBO, accompagnées de leur document justificatif. Cela permet de sauver un temps fou.

Une fonction similaire est disponible à même Quickbooks, mais Dext comporte des avantages qui valent de l’implémenter dans la majorité des cas. Par exemple, Dext permet une meilleure détection des éléments énumérés ci-haut et son interface est plus ergonomique dans son utilisation. 

Cet outil permet de lier les documents aux bons de commande de QBO, aux projets, aux classes et aux lieux. Dext permet aussi de créer des rapports de dépenses à partir des documents entrés et de les envoyer pour approbation. Toutefois, il n’est pas possible de créer un processus d’approbation pour les documents réguliers.

Dans le cas où un processus d’approbation serait nécessaire, nous pouvons ajouter ApprovalMax entre Dext et QBO afin de gérer un processus d’approbation tout aussi complexe, mais surtout, adapté à vos besoins.

Le paiement des fournisseurs (Plooto et Atouts Paiements RBC)

Quickbooks en ligne a beaucoup de fonctionnalités, mais il lui manque la possibilité de payer les fournisseurs à partir du logiciel. Il existe cependant des applications tierces qu’on peut installer afin de combler ce besoin.

Les deux applications que l’on recommande sont Plooto et Atouts paiements RBC (RBC PayEdge). Les deux applications fonctionnent selon le principe suivant :

L’application se synchronise avec Quickbooks et permet de voir les factures fournisseurs non payées dans l’application de paiement. Sélectionnez les factures que vous souhaitez payer et mettez en œuvre le paiement. Rien de plus simple!

L’application s’occupe de regrouper les factures du même bénéficiaire. Si un processus d’approbation est mis en place (on le recommande fortement), les approbateurs reçoivent une notification et ils doivent aller consulter les paiements et les approuver. Les fonds sont ensuite prélevés dans votre compte et transférés au bénéficiaire.

Il n’y a qu’un seul inconvénient lorsqu’on utilise l’une de ces applications : il est souvent nécessaire de revoir le processus de paiement des fournisseurs, puisqu’il y a un délai de quelques jours pour que le fournisseur reçoive les fonds. Cependant, le processus est plus simple et plus efficace pour vous si on compare à l’envoi de chèque, ou même au paiement à la banque qui se fait généralement un paiement à la fois et qui requiert la saisie de données manuelles.

Avoir les bons outils pour la gestion des payables, qui incluent la combinaison des applications Dext+QBO+Plooto, ou encore Dext+QBO+Atouts Paiements RBC, peut simplifier la gestion de ceux-ci de manière considérable.

Les encaissements clients (Quickbooks Paiements en français et EBizCharge)

La gestion des encaissements peut être un enjeu relativement important pour une entreprise. C’est pourquoi Quickbooks en ligne offre à ses clients la possibilité d’activer la fonction d’encaissement en ligne appelée Quickbooks paiements (elle est maintenant disponible dans Quickbooks en français). Cette fonction permet de payer sa facture en ligne par carte de crédit et la comptabilisation se fait automatiquement dans Quickbooks. À noter que des frais sont prélevés pour chaque transaction et qu’il est possible de la bloquer pour certaines factures.

Les moins bons côtés, malgré que cette fonctionnalité soit intéressante : elle comporte certaines limitations par rapport au multidevise, est limitée aux cartes de crédit et ne permet pas de programmer des encaissements récurrents.

Lorsque ses limites sont atteintes, il est plus avantageux de se tourner vers une application tierce comme EBiz Charge, car elle permet d’aller plus loin. Avec cette application, il est possible d’encaisser dans plusieurs devises, de créer des récurrences de paiement et d’encaisser des cartes de crédit. L’application crée les encaissements dans QBO pour la majorité des transactions et offre une interface simple pour apparier les transactions récurrentes aux factures.

Que ce soit avec Quickbooks paiements ou avec Atout paiements RBC, on sauve du temps de saisie de données et on se libère du tracas de devoir associer tous les encaissements aux factures. Les délais de paiement sont souvent améliorés puisqu’elles permettent de payer sur le champ au moment où la facture est visualisée. Le risque d’erreur est alors très réduit dans l’envoi des paiements puisque vous n’avez pas à recopier des informations de compte bancaire ou des montants.

Les paies (Nethris et Employeur D)

En ce qui concerne les paies, nous recommandons fortement l’utilisation d’une solution de paie complète tel Nethris ou Employeur D. Ces deux fournisseurs de service offrent non seulement l’accès à leur plateforme, mais aussi à tout le soutien nécessaire pendant la mise en place ou lorsque vous aurez des questions en cours de route.

Ces plateformes, qui sont essentiellement pareilles, offrent de vous accompagner pour le traitement de la paie. Elles permettent le dépôt direct au compte de banque de l’employé, gèrent les remises gouvernementales pour vous, vous fournissent les rapports adéquats pour comptabiliser les paies et du soutien téléphonique en cas de pépin. Ces fournisseurs de service ont l’avantage de s’occuper de la gestion complexe des paies par départements ou toute autre caractéristique particulière.

Bien que Nethris et Employeur D proposent de connecter et d’envoyer des écritures de paie dans QBO, nous ne recommandons pas ces options puisque les résultats que nous avons obtenus ne sont, jusqu’à maintenant, pas concluants. Il y a plusieurs raisons pour cela, mais c’est principalement parce qu’il faut constamment refaire la configuration au fur et à mesure que les situations évoluent dans la paie, ce qui n’est pas intuitif. De plus, au moment où les paies deviennent assez complexes pour valoir la peine de payer pour une connexion, cette dernière devient à son tour trop complexe pour transférer fluidement dans QBO sans modifier la structure de manière considérable.

Il est souvent plus avantageux de trouver une solution directement dans Excel pour générer efficacement une écriture de paie. 

Plus de questions? Nous y répondons!

L’ensemble des formulaires de transactions est disponible via le bouton +Nouveau normalement situé en haut à gauche.

On peut trouver les factures de vente dans la sections Vente dans la vue comptable, ou dans Se faire payer et Payer dans la vue entreprise.

Nous offrons des solutions de migrations et démarrages manuels avec historiques, semi-automatisé avec historique ou des migration et démarrage avec solde d’ouverture seulement.

La réponse dépend du besoin de l’utilisateur qui opère une petite entreprise. N’importe qui peut apprendre à entrer ses feuilles de temps dans QBO et la majorité des gens se retrouveront facilement dans le module de facturation. Il est cependant plus complexe de gérer les aspects comptables dans QBO et nous recommandons de faire affaire avec un comptable et/ou un spécialiste QBO afin de recevoir la formation et le support adéquat à votre besoin.

Si le module de taxe n’a pas été démarré, on peut se rendre à la section taxe et cliquer sur le bouton pour démarrer le module de taxe. Il faut choisir la bonne province de départ et QBO s’occupe de créer les codes de taxes appropriés. Pour créer des taxes personnalisées ou en cas de doute, il est recommandé de communiquer avec votre spécialiste Quickbooks puisque certaines configurations au module de taxe sont irréversibles.

Comptabilité infonuagique : les 5 pièges à éviter pour une mise en place sans tracas

Un article rédigé par Kim Gélineau.

Avec l’avènement des solutions de comptabilité infonuagique, la gestion financière des entreprises est devenue plus accessible et plus pratique que jamais. Cependant, il est essentiel de comprendre que même avec l’utilisation d’un logiciel de comptabilité en ligne, des pièges peuvent se présenter et compromettre l’intégrité des données de l’entreprise en donnant bien des tracas aux utilisateurs et à votre comptable. Pour éviter les écueils liés à l’utilisation de ces outils et pour conserver des états financiers propres et utiles, nous avons identifié les 5 pièges les plus courants à éviter. Lisez la suite pour voir nos conseils pratiques et limiter les problèmes.

 

1. Mauvaise configuration initiale

Ne pas prendre le temps de configurer correctement votre logiciel de comptabilité peut entraîner des erreurs de saisie des données, des problèmes de catégorisation et des états financiers incorrects qui peuvent prendre de nombreuses heures de travail à corriger par un professionnel. Il est facile de croire que l’implantation d’un logiciel aussi répandu et accessible que Quickbooks en ligne est facile à paramétrer, mais ce n’est pas tout à fait le cas.

Il faut en effet connaitre les subtilités du logiciel pour bien démarrer et migrer les devises étrangères ou pour bien configurer le module de taxe qui, une fois installé, ne peut être modifié. Il y a aussi l’utilisation des cartes de crédit dans le module de banque, qui implique, pour la plupart des utilisateurs, un changement complet de processus. De ce fait, il est donc toujours recommandé de faire appel à un professionnel en implantation de solutions infonuagiques afin d’obtenir le meilleur résultat possible.

 

2. Manque de formation initiale et continue

Utiliser un logiciel de comptabilité infonuagique nécessite une certaine formation afin d’exploiter toutes les fonctionnalités pertinentes pour votre entreprise. Ne pas investir dans une formation adéquate pour vous-même ou pour votre équipe peut entraîner une utilisation inefficace du logiciel et des erreurs qui peuvent demander du temps et engager des coûts pour les corrections d’un professionnel. Assurez-vous de soutenir vos utilisateurs avec de la formation adéquate et de l’assistance technique disponibles en tout temps pour une utilisation optimale du logiciel et une expérience agréable pour tous.

D’un autre point de vue, bien que le logiciel de comptabilité infonuagique puisse être convivial, il est important de rester à jour sur ses fonctionnalités et sur les meilleures pratiques. Négliger la formation continue peut vous empêcher d’exploiter pleinement les capacités du système et de bénéficier des améliorations qui pourraient vous aider à optimiser votre gestion financière. Demeurez informé des mises à jour du logiciel et participez à des formations pour rester compétent dans son utilisation.

Nous voyons souvent des clients qui ne voulaient pas de formation revenir quelques mois plus tard pour qu’on les soutienne dans la correction d’erreurs évitables par une utilisation adéquate du système comptable.

 

3. Négligence au niveau de la révision

La révision est une étape cruciale à la suite de l’implantation d’une toute nouvelle solution infonuagique, mais elle est souvent négligée. Les nouveaux utilisateurs ont en effet tendance à négliger cet aspect, puisque l’implantation d’une nouvelle technologie implique une certaine automatisation et l’utilisateur a souvent l’impression que l’automatisation est infaillible, ce qui n’est pas le cas.

En fait, il est très important, surtout à la suite d’un changement de système comptable, de réviser les données. Celles-ci sont entrées différemment selon des paramètres et des processus qui peuvent être complètement différents. La révision permet d’attraper les erreurs, mais aussi de voir les inefficacités et d’effectuer les ajustements nécessaires.

 

4. Absence de contrôles internes

Même avec un système de comptabilité infonuagique, il est essentiel d’établir des contrôles internes pour éviter les fraudes, mais également les erreurs. Il est fortement recommandé de séparer différentes tâches lorsque c’est possible de le faire, comme l’ajout d’un processus d’approbation des factures de vente, les factures d’achat et les paiements fournisseurs. Il va sans dire qu’il est aussi très important de s’assurer que chaque utilisateur ait son propre accès au système comptable afin de pouvoir tracer le parcours d’une transaction en cas de besoin. Évidemment, on ne devrait jamais partager ce type d’accès.

 

5. Erreur de saisie de données

Bien que le logiciel de comptabilité infonuagique puisse faciliter la saisie des données, il est important de rester vigilant afin d’éviter les erreurs. Une mauvaise saisie des chiffres, des dates ou des catégories peut compromettre la précision de vos états financiers. Prenez le temps de vérifier attentivement chaque entrée pour assurer l’exactitude des données. De plus, assurez-vous que les utilisateurs comprennent bien le système dans son ensemble pour bien effectuer la saisie de données et ajuster les entrées adéquatement au besoin.

En conclusion, il est très important de bien prévoir son changement de système pour effectuer la tenue de livres comptables, et de ne pas négliger l’aide qu’un professionnel peut vous apporter dans cette aventure afin d’en tirer tous les bienfaits sans en vivre tous les tracas!

Connecter au logiciel comptable ou ne pas connecter, là est la question!

Un article rédigé par Kim Gélineau.

En cette ère de plus en plus technologique, bien des compagnies ont toutes sortes d’outils à leur disposition afin de bien gérer leur entreprise. On pense entre autre à un commerce électronique, ou encore, à un logiciel de facturation, d’inventaire, des feuilles de temps, etc. Il est possible d’avoir tous ces outils dans un même logiciel, mais plus souvent qu’autrement, il s’agit d’outils complétements différents. Un entrepreneur pourrait donc vouloir connecter tous ces outils ensemble, et surtout à un logiciel de comptabilité comme Quickbooks en ligne qui propose toutes sortes de connecteurs et souvent des connections à même l’outil spécialisé.

La question à se poser est donc la suivante: Est-ce une bonne idée de tout connecter? Malheureusement, la réponse est non. Certaines applications comme Dext qui gère les payables doit être connecter à un logiciel comptable comme Quickbooks, sinon on ne l’utilise qu’a moitié. Toutefois, certaines applications créent plus de problèmes à être connectées qu’a ne pas l’être. En effet, certains logiciels comptables sont plus aptes à recevoir certaines connexions que d’autres.

Regardons ensemble les facteurs à considérer avant de décider quels outils connecter à votre logiciel comptable, plus précisément, si celui-ci est Quickbooks.

Pourquoi on veut connecter nos applications?

Les raisons pour lesquelles on souhaite connecter peuvent avoir un impact significatif pour déterminer si cela vaut la peine ou non de connecter une application au logiciel comptable. Voici les principales raisons que les clients nous partagent lorsqu’on discute de connexion.

Connecter pour connecter

On nous dit souvent que l’on souhaite connecter, sans avoir un autre besoin particulier à combler. C’est que beaucoup désirent en fait automatiser ou optimiser leurs processus et croient que de connecter est la seule manière de le faire. Il existe cependant bien d’autres manières d’automatiser et de réduire le fardeau de travail d’un employé ou d’une équipe comptable sans devoir connecter quoi que ce soit au système comptable. On peut simplement créer une feuille de calcul Excel, laquelle peut avoir une meilleure performance qu’une connexion et qui offre une meilleure flexibilité, car on contrôle le fichier Excel et on peut le modifier au besoin.

Souvent, l’automatisation par la connexion peut engendrer un certain laisser-aller; les intervenants ne se sentent plus responsables ou ils vont avoir tendance à oublier de faire des vérifications lorsque le processus est automatisé. Pourquoi est-ce que quelqu’un se sentirait responsable d’un processus qu’une machine effectue maintenant pour lui? Malheureusement, on oublie souvent de réviser et de valider l’information générée dans le processus, ce qui peut créer des éléments complexes à réparer manuellement. La plupart du temps, cela requiert l’intervention d’un dispendieux spécialiste.

La production de rapports

On nous mentionne aussi souvent vouloir connecter des applications pour obtenir le même détail dans leur logiciel comptable que dans leurs applications spécialisées, comme un gestionnaire de projet par exemple. L’accès à des données pertinentes plus précises pour l’entreprise peut être un facteur important dans le choix de connecter ou ou non au logiciel comptable. Cependant, il faut aussi se demander s’il n’est pas plus simple d’ajouter des données de l’application spécialisée en un deuxième temps afin d’éviter de devoir alourdir le processus de rapprochement. À noter qu’au moment ou l’on écrit cet article, il n’est pas requit d’ajouter le détail complet au logiciel comptable, bien que cela peut, dans certains cas, s’avérer une amélioration intéressante.

L’extension des fonctions comptables

Il y a un facteur important à considérer : certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles sur les logiciels comptables comme Quickbooks, ou parfois elles ne répondent pas tout à fait à vos besoins. Dans ces cas, il faut se tourner vers des applications tierces pour combler le manque.

Par exemple, une application comme Plooto, qui permet de payer les fournisseurs en ligne en listant les factures à payer dans Quickbooks, ne serait pas très utile sans connexion à Quickbooks. De plus, ce type d’application offre généralement des connexions qui sont limitées et simples. Elles ne compliquent pas le processus de rapprochement des données et réduisent considérablement l’entrée de données.

Dans le cas des applications comme Dext, Plooto, RBC PayEdge, EbizCharge, il est question d’applications que l’on doit absolument connecter pour avoir accès à leurs fonctionnalités complètes. Dans ce cas, dans la mesure où l’on a choisi la bonne application, il faut connecter.

La redondance de l’entrée de données

Lorsqu’une problématique est soulevée quant aux collaborateurs qui doivent entrer les mêmes données dans plusieurs logiciels ou qui évitent de le faire parce que c’est trop long, cela vaut la peine de se pencher sur une connexion. Il est important de considérer le processus de rapprochement, abordé en détail plus bas, avant de décider de connecter ou non. Il va sans dire qu’il faut également se demander s’il est nécessaire d’entrer en double certains éléments ou si une autre alternative serait plus avantageuse.

Qu’est-ce qu’on peut connecter?

Un logiciel comptable comme Quickbooks offre la possibilité de connecter des centaines d’applications tierces. On peut souvent connecter l’application directement, car le pont est déjà mit en place par les deux applications afin d’envoyer certaines informations précises entre les deux. Il est aussi possible d’utiliser des connecteurs payants conçus spécialement pour faire ce pont.

Finalement, si on a les moyens et si aucun connecteur ne fait déjà le travail, on peut demander a des programmeurs de coder un pont entre deux applications.

Voici maintenant les principales grandes catégories d’applications tierces dont nous avons fait l’expérience et voyons leurs enjeux ou leurs avantages au niveau de la connexion potentielle avec un logiciel comptable comme Quickbooks. À noter que des frais supplémentaires pourraient être appliqués dans certains cas pour avoir accès à leur connexion.

Commerce électronique (plateforme de paiement)

Dans bien des cas, nous avons remarqué que de connecter un commerce électronique pose plus de problèmes qu’il n’apporte de bénéfices. Premièrement, il faut que la plateforme de commerce permette aux connecteurs de voir quels sont les modes de paiement pour les traiter différemment au besoin, ce qui n’est pas toujours le cas. Les transactions en devises étrangères peuvent aussi poser problème, puisqu’il n’est pas possible pour les connecteurs de suivre les devises.

Deuxièmement, il peut arriver que certains éléments dont on a besoin ou que l’on souhaite transférer d’une application à une autre ne soient pas disponibles. De plus, il est possible que le connecteur fonctionne bien aujourd’hui, mais qu’il cesse de fonctionner demain (voir section sur les mises à jour et les exceptions). Cela demande donc une surveillance constante de la connexion et un rapprochement adéquat en continu.

Inventaire

Nous devons être prudents lorsque l’on parle de connecter des inventaires, car ce processus est très important pour une entreprise qui doit en faire la gestion. La difficulté vient du fait qu’il y a autant de possibilités que d’applications de gestion d’inventaire. Ceux qui gèrent des inventaires le savent, tous les systèmes ne sont pas organisés et gérés de la même manière. Il est donc très difficile de transférer les inventaires d’un logiciel complexe et spécialisé vers un logiciel moins complexe comme Quickbooks. Comme on laisse la gestion d’inventaire dans l’application spécialisée, mais que l’on demande tout de même au logiciel comptable d’effectuer des écritures de mouvement d’inventaire selon des principes moins complexes, il y a souvent des incongruités. Et si l’on a un doute sur la valeur de l’inventaire, il ne sert plus à rien de connecter. Il est donc important de discuter avec votre spécialiste en implantation Quickbooks afin de déterminer si la connexion est une bonne solution.

Logiciel de facturation et gestion de projet

Dans certains cas, il n’est pas nécessaire de les connecter, mais nous le ferons probablement quand même. Au-delà d’un gain de temps au niveau de l’entrée de donnée, les éléments à transférer sont généralement assez simples et les connexions offertes sont assez complètes. À noter toutefois que les connexions ne sont pas toutes nées égales et que certaines plateformes peuvent avoir de la difficulté au niveau du transfert des taxes, des segments significatifs et des champs personnalisés. Il est donc important de bien choisir le gestionnaire de projet ou l’application de facturation en considérant les possibilités et les limitations de connexion dès le départ pour éviter les surprises.

Traitement des payables et des notes de frais

Les applications pour augmenter ou pour compléter les fonctions de Quickbooks au niveau des payables et de la gestion des notes de frais sont celles que nous recommandons le plus et qui sont le plus connectées. On pense à une combinaison Dext, Quickbooks, Plooto pour gérer les payables de A à Z. On envoie les documents de factures et de reçus dans Dext, qui détecte plusieurs éléments et qui s’occupe de préremplir les informations comptables. Une fois révisés, on envoie les documents dans Quickbooks où la pièce jointe est jumelée à la transaction d’achat, puis on peut aller dans Plooto pour générer la liste des factures à payer et en effectuer le paiement à partir de là. L’intégration entre les trois applications est simple, directe et permet de mettre l’emphase sur la révision plutôt que sur l’entrée de données.

connecter un logiciel comptable : dext, qbo, plooto

Encaissements

En ce qui concerne les encaissements, Quickbooks offre la possibilité d’encaisser les factures de vente en ligne. Les fonctionnalités étant limitées en termes de modes de paiement, de paiements récurrents et de devises, certains se tournent vers des logiciels externes tels qu’EbizCharge. Il est important dans ce cas de connecter cette application pour limiter l’entrée de données supplémentaires. Il est d’autant plus important de comprendre comment la connexion fonctionne pour ne pas avoir de surprises.

Qui s’occupe de la comptabilité et de la connexion?

Après avoir considéré vos besoins et les possibilités de connexions, l’élément qui pourrait faire basculer votre décision d’un côté ou de l’autre concerne la personne dans l’entreprise qui sera responsable de réviser et d’analyser la comptabilité. Il est préférable que cette personne soit à l’aise avec les technologies et qu’elle comprenne bien comment fonctionne la connexion mise en place, car celle-ci devra pouvoir intervenir lors des évènements décrits dans les prochains paragraphes.

Le rapprochement

Que l’on choisisse de connecter ou non, il faudra effectuer des rapprochements entre les données des logiciels tierces et le logiciel comptable. Dans le cas où l’on ne connecterait pas le commerce électronique, le rapprochement s’effectue au moment de générer le rapport de la plateforme et de créer l’écriture de revenu. Si on le connecte, il faudra l’effectuer après que des dizaines, voire des centaines ou des milliers de transactions aient été envoyées vers le logiciel comptable. Ces transactions ne sont à ce moment plus isolées dans leur propre logiciel, mais incorporées dans un logiciel comptable qui peut contenir d’autres revenus et d’autres dépenses. Il est donc important de rapprocher le tout à intervalles réguliers et d’intervenir rapidement.

Les mises à jours et les exceptions

Lorsque nous connectons des logiciels complexes et différents, il faut comprendre qu’ils ne parlent pas le même langage et ne comportent pas exactement les mêmes composantes. Les connecteurs effectuent le pont entre ces deux plateformes, mais il arrive que de nouvelles fonctionnalités et des mises à jour fassent échouer la connexion. Il est donc important que la personne responsable de la révision soit confortable de discuter avec l’assistance technique afin de faire corriger ou ajuster le tout au besoin. Autrement, il faut que l’entreprise soit prête à payer un expert pour l’accompagner dans le dépannage de ce type de situation, qui arrivera probablement tôt ou tard.

En conclusion, tout est une question de calcul

Pour terminer, il est important de se rappeler que de connecter des applications ensemble et surtout au logiciel comptable peut entraîner des conséquences inattendues. La préparation est la clé : il faut se demander si une telle connexion va apporter un résultat positif en considérant les risques et les avantages de manière holistique.

Si vous avez bien évalué la situation et que vous souhaitez aller de l’avant avec une telle connexion, parlez-en à votre spécialiste TI et logiciels, mais surtout, parlez-en à votre comptable avant de le faire. Mieux vaut prévenir que guérir.

Nous recommandons, pour des connexions plus personnalisées, d’effectuer une période de parallèles où l’on connecte l’application à une compagnie vide. Cela permet d’observer tous les comportements et de confirmer que l’on comprend bien la connexion et que les informations sont transférées comme prévu.

Plus de questions? Nous y répondons!

Il existe des logiciels comptables comme Quickbooks qui offrent une grande quantité de fonctionnalités très utiles et pratiques pour la gestion d’entreprise à des prix très avantageux. Il existe également des logiciels gratuits, mais nous ne recommandons pas ce type de produit. 

Il est recommandé de faire appel à un expert avant de se lancer dans l’implantation et/ou la migration vers un nouveau système comptable. Parlez-en à votre comptable avant d’aller de l’avant, celui-ci pourra vous aider et vous diriger au bon endroit.

Il n’y a pas de réponse unique, cela dépend des besoins de chaque entreprise. Mieux vaut en discuter avec un expert avant de décider si le logiciel convoité est adéquat pour votre organisation.

Bien que certains logiciels comme Quickbooks soient simples à paramétrer, il est recommandé de faire appel à un professionnel afin de s’assurer que celui-ci sera configuré selon vos besoins.

L’infonuagique : ce que ça veut dire pour mon entreprise

Avec la pénurie d’employés, le confinement en temps de pandémie et les difficultés d’acheminement, les petites, comme les grandes entreprises doivent évoluer vers des modèles informatiques plus avancés pour demeurer concurrentiels.

Une des manières de faire est de migrer vers des systèmes infonuagiques. Ceux-ci permettent de laisser de côté des logiciels et serveurs qui exigent la présence au bureau à cause d’un disque dur local ou en VPN pour les utiliser, au profit des applications en ligne accessibles au bout des doigts.

Comme service infonuagique, il est possible d’avoir accès à des applications aussi générales que spécialisées, petites ou grandes, simples ou complexes.

On vous invite à poursuivre votre lecture afin de voir les principaux avantages des systèmes informatiques de l’univers infonuagique!

 

La sécurité des données dans le cloud

Les solutions infonuagiques investissent souvent massivement dans la sécurité de leurs infrastructures, ce qui peut permettre aux petites entreprises de bénéficier d’une sécurité supérieure à moindre coût. Les fournisseurs proposent aux utilisateurs du personnel spécialisé en sécurité, des outils de sécurité sophistiqués et des contrôles de sécurité pour protéger les données.

Les services infonuagiques peuvent offrir dans les cas de sinistre des mécanismes de récupération des données. L’avantage : les coûts et le temps d’arrêt sont réduits en plus d’une perte de données diminuée.

En d’autres mots, il n’est plus nécessaire pour l’utilisateur d’effectuer des copies de sauvegardes des données, le fournisseur de service s’en occupe de manière automatique et à intervalles bien plus réguliers qu’on le ferait nous-mêmes.

Une infrastructure informatique peut offrir à une entreprise une sécurité améliorée pour gérer les risques liés à la diffusion des données et à la conformité réglementaire.

L’accessibilité et flexibilité des infrastructures infonuagiques

Qui dit application sur le Web, dit accès à partir de n’importe où. On peut se connecter à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent, à toutes nos applications à partir d’un café ou assis dans un parc, à condition bien sûr d’avoir un accès internet.

De plus, les logiciels infonuagiques tels que QuickBooks (QBO) permettent la gestion documentaire, comme les factures fournisseurs, à même la plateforme. Cela permet de réduire les frais de stockage de papier et diminue le besoin des employés d’être au bureau pour les consulter.

L’entreprise peut alors offrir un mode hybride de travail sans complication supplémentaire du point de vue technologique. Si votre entreprise permet un mode de travail hybride ou œuvre principalement en télétravail, cette option devient un avantage supplémentaire dans la rétention et dans la recherche de nouveaux candidats.

Fonctionnalités et intégration de ce type de service

Un logiciel en mode infonuagique offre souvent des fonctionnalités qui ne sont pas possibles ou moins instantanées en mode local. On pense par exemple aux fonctions de lecture des relevés bancaires à même QBO, d’ajustement des paramètres en direct, et comme mentionné précédemment, d’accès aux documents de n’importe où sans VPN.

Un logiciel infonuagique offre souvent la possibilité de l’intégrer avec d’autres systèmes pour aller chercher des fonctionnalités supplémentaires. On sait par exemple que QBO a un module de reçu qui peut être optimisé à l’aide de plusieurs applications externes qui elles, peuvent se connecter à QBO et font le travail beaucoup mieux (comme Dext), ce qui permet une intégration directe et sans tracas.

Comme autre exemple, QBO n’a pas présentement la possibilité d’effectuer les paiements fournisseurs, mais une application comme Plooto permet de le faire en se connectant à QBO et en listant les factures à payer.

Il est aussi possible, lorsque c’est approprié, de connecter des commerces électroniques afin de pouvoir synchroniser les ventes entre les deux plateformes et ainsi ne pas avoir à recopier les transactions. Si ce n’est pas une économie de temps, on ne sait pas ce que c’est!

Les coûts d’investissement et de mise à jour

Il faut comprendre que lorsqu’on passe d’un logiciel local à un logiciel infonuagique, on passe aussi souvent d’un mode achat à celui de la location. On pourrait être tenté de penser que le coût mensuel plus élevé et à perpétuité comme celui d’une plateforme comme QBO sera un plus grand fardeau pour l’entreprise, mais cela n’est pas le cas si l’on considère la paix d’esprit et les fonctionnalités qui vous ouvriront les portes d’une toute nouvelle manière de gérer vos données.

Dans le prix de licence, sont normalement inclus les mises à jour automatiques, les sauvegardes automatiques, un soutien sur la plateforme et, au besoin, la capacité à cesser l’utilisation rapidement. Le design est généralement pensé dans le but de faciliter l’implémentation et l’utilisation.

Il arrive d’avoir à payer des frais de mise en place, ou de préférer faire appel à des professionnels pour s’assurer d’avoir une implantation sans tracas, mais ils sont généralement de beaucoup moindres que pour l’implantation d’une application en mode traditionnel.

 

En résumé

Les systèmes traditionnels locaux deviennent désuets et le stockage de données en ligne et l’accès à des apps sur le Web permettent d’améliorer l’avantage concurrentiel des entreprises.

Une application infonuagique bien choisie offre généralement une meilleure sécurité et elle est disponible de n’importe où, à moindre coût, tout en offrant plus de possibilités. Toujours pas convaincu? Voici 11 raisons de faire le virage en comptabilité infonuagique.

Besoin d’aide? On peut en jaser.

 

Plus de questions? Nous y répondons!

Quelle est la définition d’infonuagique?

L’infonuagique est simplement le stockage de données en ligne. Lorsqu’on en parle, on fait surtout référence à des applications ou à des fonctionnalités disponibles sur le Web en mode « cloud ».

Qu’est-ce qu’un FSI en informatique?

FSI est l’acronyme de fournisseur de services infonuagique.

Qu’est-ce qu’une solution infonuagique?

Une solution infonuagique fait référence à un ensemble de fonctionnalités disponibles sur le Web. Par exemple, un système comptable serait une solution comptable infonuagique.

Le tableau de bord, un portrait global de votre entreprise

À l’ère de la comptabilité infonuagique, nous savons combien il est important pour un dirigeant d’avoir accès à une information de gestion fiable (chiffres réels) et disponible en temps opportun pour faciliter la prise de décision et pour avoir un diagnostic de la situation en lien avec les différentes sphères de l’entreprise.

Cet article a pour but de démystifier un outil performant, le tableau de bord, qui a été conçu pour vous permettre d’avoir un portrait global de vos opérations à une date donnée et en un coup d’œil.

 

Définition du tableau de bord

Le tableau de bord est un outil de pilotage d’une entreprise, constitué de plusieurs indicateurs de performance, et qui a pour principale vocation d’anticiper les évolutions prévisibles ou hors normes, en plus de réduire le temps nécessaire à la prise de décision.

Pourquoi votre entreprise doit-elle avoir un tableau de bord?

Un tableau de bord de gestion peut réellement devenir un outil puissant. Avec une analyse rapide, décelez les problèmes, confirmez la réussite d’un projet ou identifiez les facteurs clés de succès. Avoir accès à un «dashboard» permet de prendre les bonnes décisions tout en réduisant les incertitudes. C’est simple, un tableau de bord offre une meilleure appréciation des risques inhérents à votre activité. Avez-vous besoin de plus de raisons? Notre conseil: sautez sur l’occasion, testez le tableau de bord de gestion.

Quels sont les indicateurs d’un tableau de bord ?

Communément appelé «dashboard», le tableau de bord doit :

  • Permettre d’avoir un portrait global de ses opérations en temps réel (ou presque)
  • Permettre des analyses rapides et efficaces afin de faciliter les prises de décisions
  • Présenter des indicateurs clé de performance pertinents (KPI)

 

Indicateurs clés de performance (KPI)

Un indicateur de performance est une unité de mesure permettant d’évaluer un aspect spécifique de l’organisation. Il est toujours lié à un objectif à atteindre. Il peut prendre une dimension temporelle, dimensionnelle, monétaire, statistique ou autre.

Le tableau de bord comprend donc un ensemble de mesures de performance, tant quantitatives que qualitatives, et permet un soutien informationnel fiable pour les organisations afin d’atteindre des buts et des objectifs préalablement définis.

 

Comment choisir le bon indicateur?

Tout d’abord, pour la mise en œuvre d’un tableau de bord efficace, il est indispensable de mettre au clair ses objectifs, afin d’en définir les indicateurs pertinents associés. Rien ne sert d’analyser des indicateurs qui n’ont aucun intérêt pour votre entreprise.

On catégorise généralement ces indicateurs selon quatre grands axes : financier, clients, organisationnelle et marché.

Principales qualités d’un bon indicateur :

  • Facile à mesurer et à communiquer
  • Disponible – données relativement facile à obtenir
  • Précis et fiable – résultats constants
  • Contrôlable – possible d’influencer directement le résultat
  • Objectif – aucune tendance à interprétation
  • Comparable – peut être comparé à une cible

Exemples de bons indicateurs de performance:

  • Le nombre de vente par facture
  • La minimale d’un produit n’est pas atteinte avant le 18 avril
  • La quantité produite est de +2 que les ventes

Comment réaliser un tableau de bord efficace ?

Voici les étapes de l’élaboration du tableau de bord:

  1. Définir la vision et les objectifs stratégiques recherchés
  2. Choisir les indicateurs de performances appropriés en tenant compte des besoins des décideurs
  3. Communiquer le plan aux gestionnaires impliqués
  4. Collecter et valider des données réelles, prospectives et de marché
  5. Produire le tableau de bord et mettre en place sa récurrence

Le tableau de bord doit être facile à mettre à jour afin de bénéficier des données les plus récentes et d’être en mesure de prendre des décisions en temps opportun pour la réussite d’un projet. Vous verrez, il n’y a (presque) rien de plus satisfaisant que de voir l’évolution des résultats!

 

Q&A

J’ai déjà un budget, pourquoi un tableau de bord?
Le tableau de bord apparaît comme un perfectionnement du budget; il présente les indicateurs clés que le responsable doit surveiller en permanence s’il veut réaliser son budget. Également, on y retrouve des indicateurs autres que financiers qui sont tout aussi important dans la gestion de l’entreprise. La combinaison de paramètres d’un tableau de bord augmentera considérablement votre productivité.

Combien de temps faut-il consacrer à la mise en place?
Cela dépend de la disponibilité des données, de votre expertise dans l’entreprise et du monde des affaires. Vous pouvez faire appel à un consultant pour vous aider dans cette démarche et pour obtenir des conseils.

Que faire si mes KPI ne m’aident pas vraiment dans la prise de décision ?
Le cas échéant, vous devriez refaire l’exercice d’identification des activités et des processus critiques, ainsi que l’évaluation de vos problèmes de gestion.

 

Le tableau de bord, plus qu’un indicateur financier

En somme, dans un contexte économique qui force les entreprises à maximiser l’utilisation des ressources disponibles, il est primordial de pouvoir s’appuyer sur une source d’information fiable et rapidement accessible.

Le tableau de bord de gestion a donc une grande utilité et devrait faire partie de l’éventail des outils de gestion des organisations de toute taille.

Si vous avez besoin de conseils dans la mise en place de cet outil, il nous fera plaisir de vous accompagner. Noa est toujours là pour vous!

Cet article est rédigé par notre experte, Josée Cloutier, CPA.

S’incorporer ou non?

Choisir de s’incorporer ou non

Félicitations! Si vous lisez cet article, c’est que vous avez décidé de transformer vos rêves en réalité. Maintenant que vous êtes entrepreneur, vous vous posez inévitablement cette question : quand est-ce que ça vaut vraiment la peine de s’incorporer?

Quelques points sont importants, même si en réalité, pour répondre à cette question, il faut se pencher sur chaque situation, car chaque cas est différent.

La crédibilité et l’image de l’entreprise

Tout commence par là. En vous lançant en affaires, vous tenez certainement à être pris au sérieux aux yeux de vos clients et de vos fournisseurs. L’incorporation pourrait vous permettre de vous bâtir une image crédible et de témoigner du niveau d’organisation de votre entreprise. C’est un point non négligeable puisque plus vous êtes crédible, plus vous avez la possibilité de vivre une croissance considérable.

Le report d’impôt au Canada

Si vous décidez de vous incorporer, le report d’impôt sur les liquidités excédentaires dont vous n’avez pas besoin pour répondre à vos besoins personnels est possible. C’est un avantage qui milite en faveur de l’incorporation.

En effet, les revenus des activités commerciales générés via une société seront d’abord imposés au niveau corporatif. L’imposition dans la société se fera à un taux moindre que s’il était imposé directement à l’individu. Ensuite, ce n’est que lorsque les fonds sont sortis de la société via des dividendes ou un salaire qu’ils seront imposables personnellement.

Il est par ailleurs conseillé de parler à un expert pour trouver la meilleure combinaison de salaire et dividende pour votre situation.

La gestion des liquidités et des revenus générés au niveau corporatif permet donc à l’actionnaire de contrôler ses revenus personnels en ne retirant que l’argent nécessaire pour son train de vie. Le report d’impôt s’opère donc sur les revenus qui ne seront pas distribués par l’actionnaire et qui seront conservés dans la société.

En conclusion, l’avantage lié au report d’impôt n’est présent que lorsque les profits générés dans la société sont plus importants que les besoins en liquidités de l’actionnaire. Plus la différence sera élevée entre les revenus nets disponibles dans la société et les sommes nécessaires au train de vie de l’actionnaire, plus l’avantage lié au report d’impôt sera considérable.

Puisque l’incorporation peut permettre un report d’impôt sur les profits en comparaison à une personne qui ne serait pas incorporée, comme un travailleur autonome, les liquidités supplémentaires disponibles dans la société pourraient par exemple être réinvesties dans des placements détenus par la société ou permettre un meilleur réinvestissement au niveau des stocks et des équipements.

Le voile corporatif

Lorsque vous vous incorporez, votre société devient une entité distincte qui est complètement séparée de vos activités personnelles. De ce fait, en cas de certaines situations litigieuses*, c’est seulement votre société qui sera visée. En d’autres mots, nous pouvons appeler cela une protection de l’actionnaire.

D’autres éléments pertinents sont aussi à prendre en considération sur le voile corporatif, avant de s’incorporer:

  • L’accès à la déduction pour gain en capital
  • La gestion des projets à plusieurs investisseurs**

Si vous choisissez l’incorporation, sachez que certains documents juridiques seront à produire et que des états financiers et une déclaration fiscale de votre société devront être faits annuellement. Un fiscaliste saura vous orienter.

 

Quand s’incorporer ?

Selon votre situation, l’un de ces éléments pourrait venir clarifier votre décision. Il faut comprendre que ce n’est pas tous les entrepreneurs qui trouveront leur compte à l’incorporation ou du moins, peut-être pas à leurs balbutiements.

  • Les revenus que génère votre entreprise sont plus élevés que votre train de vie actuel?
  • Vous comptez développer des projets sur lesquels le support d’un investisseur supplémentaire pourrait s’avérer pertinent?
  • Vous œuvrez dans un secteur à risques et souhaitez mitiger votre implication personnelle?
  • Vous pensez vendre votre entreprise?
  • Vous souhaitez prendre de l’expansion et être davantage reconnu?

Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, il pourrait s’agir d’une indication que la prochaine étape de votre parcours serait de s’incorporer. Nous vous suggérons de prendre l’aide d’un professionnel qui saura vous orienter vers la meilleure solution pour vous.

C’est comme dans tout ce qui a trait aux affaires. Vous désirez agir avec poids et mesure afin de vous assurer de prendre la meilleure décision possible et on vous comprend. Alors, croyez vous qu’il est temps de s’incorporer ou non? Le point de vue d’un expert (comme l’un des nôtres!) peut vous aider à vous lancer dans cette nouvelle étape de votre carrière tout en vous permettant de profiter de tous les avantages.

*Sauf en cas de fraude/actions illégales ou si des obligations/dettes sont cautionnées personnellement.

**Lorsqu’un partenariat se crée avec d’autres investisseurs, l’incorporation peut être avantageuse au niveau de la gestion du projet, tel que la signature des documents, la gestion administrative, le partage des profits et autres éléments.

Grâce aux bons outils comptables, évitez les irritants.

Qui a dit que les journées passent et se ressemblent? Certainement pas les entrepreneurs. Du moins, pas ceux que je côtoie depuis plusieurs années. Eux, comme les journées qui passent, sont tous différents. Mais ils ont quelque chose en commun pour faire face à leurs défis quotidiens: l’efficacité. Ceci passe même par les outils comptables…

Selon moi, l’efficacité passe par divers éléments:

  • Le développement de compétences
  • La mise en place d’une équipe solide
  • L’intégration d’outils performants

J’avoue avoir un faible pour le dernier point. Quand vient le temps de choisir une des solutions technologiques disponibles pour augmenter la productivité, nous avons l’embarras du choix. Mais ce n’est pas si simple. En effet, trouver l’outil qui répondra exactement à nos besoins requiert temps et argent. Pourquoi ? Parce qu’on essaie, on s’aperçoit qu’une application répond mieux à un besoin qu’une autre et on finit souvent par tourner en rond. Elles ne proposent pas assez d’automatisations, ne correspondent pas 00% à notre réalité, elles représentent trop de défis techniques, etc. Tout ce qu’on souhaite, c’est que ça se fasse bien et tout seul, non?

Les irritants principaux

Afin de limiter toutes ces étapes à une seule, Noa offre une solution unique. Je le sais, ton esprit créatif, innovant et curieux d’entrepreneur aime essayer et connaître toutes les options. Tu es un grand générateur d’idées avant-gardistes et un professionnel de la recherche d’applications pour optimiser tes opérations. Je te propose tout de même de te prêter au jeu:

À souris levée, est-ce que vous vous reconnaissez dans une des situations suivantes : 

  1. Ton employé perd toujours ses factures 
  2. Tu dois produire manuellement les paies de tes employés 
  3. Tu manques de temps pour envoyer des rappels de comptes payables 
  4. Ton inventaire n’est pas à jour en temps réel

Si ces situations ne sont pas adressées, elles deviennent des irritants (surtout lorsqu’on a la tête sur mille projets !) Avec moi, on teste les différentes technologies, on les maîtrise, puis on vous recommande LA solution optimale pour vous et votre entreprise. 

On peut facilement intégrer nous-mêmes nos nouveaux outils pour pallier nos manques de productivité. Mais lorsque vient le temps d’intégrer un outil pour optimiser notre comptabilité, on oublie souvent que la comptabilité, c’est le cœur de l’entreprise. Et pour effectuer une chirurgie à cœur ouvert, la meilleure option est de se doter d’un chirurgien (lire ici un comptable).  

Des outils qui s’adaptent à votre évolution 

Avec moi, on soustrait de l’équation ces éléments déplaisants qui rapporteraient plus s’ils étaient bien gérés. Comment on le fait ?  

Processus de comptabilité - outils comptables

On effectue le diagnostic de vos opérations comptables, on vous recommande les outils qui optimiseront vos activités et on paramètre ceux-ci en s’assurant d’automatiser au max. Dernière étape, on vous forme. Noa fait ça. Noa, c’est moi, c’est l’humain qui vous ouvre les yeux sur l’éventail de possibilités que peut t’offrir le monde de la comptabilité infonuagique.  

C’est aussi l’expert qui cherche à démocratiser la comptabilité en te redonnant le pouvoir sur ton entreprise à travers les chiffres. Alors que tu utilise déjà Quickbooks ou qu’Excel soit ton outil principal de comptabilité, je vais t’aider. 

Top 3 des meilleures publicités des fêtes 2020

Chaque fin d’année amène un aperçu de la créativité des entreprises et c’est ce qu’on aime! Dans cet article, Noa vous fournit un top 3 de ces publicités des fêtes qui nous ont épatés, fait pleurer ou bien sourire. Pourquoi? Parce qu’on croit que l’inspiration peut venir de partout et de n’importe qui.

Dans ce topo se retrouve inévitablement la publicité de Public qui a une touche extravagante en plus d’avoir un potentiel de partage à long terme parce que oui, après-demain ou dans 1 an, elle sera tout aussi bonne, et ce, même si on y parle avec éloge de la pire année ever 2020. Comme dirait notre équipe marketing: BRILLANT! On en est même un peu jaloux. Définitivement l’une des meilleures publicités de 2020.

En deuxième, nous levons notre chapeau à DocMorris pour son message touchant en plus de rappeler ce sur quoi l’on devrait se concentrer dans un temps difficile comme celui que l’on vit actuellement, la famille et sa santé. On en profite pour le réitérer, on vous préfère en santé, faites attention à vous et à vos proches. Avertissement: cette publicité pourrait tirer des larmes à certains.

N’en choisir que trois nous désole, mais par la justesse de cette campagne et parce que bien sûr, c’est Québécois, voici une des meilleures publicités de La famille du lait.  

La famille du lait a réellement fait bonne impression en plus de donner une vitrine à ce petit acteur ô combien charmant. Il va sans dire que de faire une publicité en franglais, c’est l’un de nos rêves. Vous vous douterez bien que nous avions donc un léger parti pris suite au visionnement de la première vidéo de la série.  

D’année en année, on découvre des petits bijoux vidéos comme ceux-là et parfois, on les égare. Sauvegardez ce lien dans vos dossiers, juste au cas où vous auriez besoin d’inspiration l’an prochain!

On espère vous retrouver dans les palmarès créatifs 2021 avec vos incroyables concepts mais pour ça, vous auriez peut-être besoin d’optimiser votre temps et vos opérations et c’est principalement pour ça que Noa est là 🙂

3 trucs pour réussir son brainstorm à distance

Comment faire passer notre équipe en mode création et garder son esprit vif lorsque la majorité d’entre nous passons le plus clair de notre temps à la maison? Toujours dans le même décor avec pour seules inspirations des émissions comme Le jeu de la dame ou bien le Balado Question d’intérêt ? Le brainstorm à distance devient de plus en plus difficile à activer.

À l’ère des cafés et des meetings virtuels, il faut savoir occuper les mains et les esprits de nos employés pour capter leur attention. On parle ici d’ajouter au à l’objet de la rencontre une tournure différente pour s’assurer d’avoir tout le jus de cerveau possible, et ce, peu importe le sujet.

Voici 3 trucs pour réussir son brainstorm à distance, gracieuseté de Noa, l’ami amoureux des chiffres et passionné par notre performance.

1 – À GO, ON ALLUME NOS CAMÉRAS!

Une réaction vaut milles mots, tout le monde a déjà entendu ça … 😊 De ce fait, il est important d’avoir les visages de tous les participants dans son écran.

Au début du confinement, les gens étaient plutôt participatifs, bien que les rencontres virtuelles étaient plus rares ces dernières années. Même si dorénavant il est devenu monnaie courante de répondre la caméra allumée, il ne serait pas surprenant de voir une nouvelle vague de retour à l’audio seulement. Bref, ne vous retenez pas de demander aux gens d’activer leur caméra, mais n’oubliez pas de leur demander à l’avance!

2 – BRISER LA GLACE DURANT SON BRAINSTORM À DISTANCE

Malgré le fait que vous vous connaissiez probablement tous déjà, prendre quelques minutes pour détendre l’atmosphère et mettre toutes les têtes autour de la rencontre à ON est un must. Des questions du genre : que ferez-vous le jour 1 de votre retraite? Quelle série vous empêche de vous coucher tôt présentement? Ou bien encore : quel est le dernier livre que vous avez lu et que vous recommanderiez?

Vous allez voir, ce petit brise-glace, que vous soyez 3 ou 8, augmentera le facteur connexion lors des discussions!

3 – ORGANISER LES IDÉES

En temps réel, lors d’un brainstorm en personne, on proposait de laisser les idées aller là où elles veulent. En ligne, durant un brainstorm à distance, le temps parait plus long et c’est pourquoi il est important d’avoir un modérateur pour mettre de la suite dans les idées des gens. Ce dernier sera d’ailleurs la meilleure personne pour combler un possible silence inutile…

Chez Noa, on prône l’efficacité. Dans ce cas-ci, la clé se situe donc dans la préparation. Si ces trois règles de base sont respectées, nos idées auront le potentiel de faire vibrer le monde!

Équipe de comptabilité réduite: bienvenue à l’ère des automatisations!

Il va sans dire que les récents événements ont eu un impact considérable sur les entreprises durant les derniers mois. Plusieurs d’entre elles ont été forcées d’effectuer des mises à pied temporaires et/ou permanentes les obligeant maintenant à travailler dans un contexte d’équipe réduite.

Dans une situation pareille, la technologie est votre plus grand allié. Il devient prioritaire d’optimiser les processus comptables : réduire les tâches d’entrée de données et repenser nos systèmes et nos intégrations entre ceux-ci. Il est donc temps de dire bonjour aux automatisations!

La recherche et le développement d’outils de comptabilité automatisés faisant appel à de l’intelligence artificielle sont exponentiels. La tendance se dirige davantage vers l’analyse de données comptables et le conseil à la stratégie d’affaires qu’à la saisie de données elle-même.

Alors, comment automatiser certaines tâches comptables et ainsi permettre à vos équipes de gagner du temps? Voici quelques astuces.

Comptes fournisseurs

À l’ère numérique, les factures de fournisseurs papier se font rares et sont remplacées par des fichiers numériques. Saviez-vous qu’il existe des outils de reconnaissance de caractères qui lisent ces documents et font l’extraction de données? Magie! Ces dernières se retrouvent ensuite directement dans vos systèmes comptables!

En plus de tout ça, il vous est possible d’y relier votre boîte courriel ou encore d’utiliser des applications mobiles pour prendre des photos des reçus afin d’éviter des retards et des oublis. Tous vos documents sont ainsi réunis sur la même plateforme Web et sont consultables en tout temps, de partout.

Au niveau des paiements de vos fournisseurs, certaines applications permettent de se connecter à votre système comptable et à votre banque simultanément afin de générer et de comptabiliser les paiements à vos fournisseurs. Rassurez-vous, ces systèmes utilisent des normes de sécurités et des approbations rendant le processus sécuritaire et fiable.

Connexion bancaire

La grande majorité des institutions financières se sont alliées avec certains fournisseurs de systèmes de comptabilité afin d’y pousser de l’information de manière sécuritaire. Ce que ça veut dire? Vous pouvez avoir accès à vos soldes et transactions bancaires directement de votre système comptable. Ces transactions souvent couteuses en temps peuvent donc être évitées!

Pour être plus optimal, ajoutez l’intelligence artificielle à votre gestion comptable. Créez des règles de comptabilisation automatique pour en finir avec les conciliations bancaires longues et laborieuses.