Vous êtes au Canada et vous avez décidé de vous partir en affaires, félicitations! Maintenant, plusieurs choix s’offrent à vous, mais vous avez décidé que de vous incorporer en société par actions serait la bonne voie pour la suite des choses. En ce sens, le gouvernement du Canada prévoit la création d’entreprise en constitution d’une société par actions en quatre étapes et celle-ci se fait sur leur plateforme en ligne.

Société par actions ou compagnie?

Une société par action est aussi appelée une compagnie. 

Comment créer une entreprise incorporée au Canada?

Cela peut se faire en quatre étapes. Bien sûr, chaque étape contient son lot de sous-étapes, mais l’incorporation en soi est somme toute assez simple.

Étape 1 : Choisir la dénomination sociale de la société :

L’entrepreneur pourra choisir le nom légal de la société de plusieurs façons : cela peut être une dénomination en toutes lettres (composée de lettres et de symboles) ou une dénomination numérique.

La dénomination en toutes lettres peut être utilisée à travers le Canada lorsque celle-ci a été approuvée par Corporations Canada. Afin de choisir cette dénomination, la personne doit choisir l’option « incorporation sur mesure » en débutant l’incorporation en ligne. 

La dénomination numérique, quant à elle, est généré par le gouvernement, puisque c’est lui qui attribue la combinaison de chiffres suivi de « Canada inc. » Malgré cela, les entrepreneurs peuvent utiliser un nom commercial pour leurs activités d’exploitation de la société.

Étape 2 : Créer les statuts constitutifs :

Deux options s’offrent aux entrepreneurs qui souhaitent s’incorporer :

• Faire une incorporation de base; ou
• Faire une incorporation sur mesure.

L’incorporation de base s’adresse à la personne qui prévoit, à la suite de la création d’entreprise, constituer en société une petite entreprise privée. Cette option est plus simple et elle inclut des statuts constitutifs prédéterminés, une ou deux catégories d’actions, un maximum de 10 administrateurs et une dénomination numérique.

En contrepartie, l’incorporation sur mesure est là pour répondre aux besoins particuliers de la personne qui s’incorpore. Cette option permet de personnaliser les statuts de constitution. Lors de l’incorporation, la personne doit indiquer la dénomination sociale, la structure du capital-actions et toutes les restrictions quant aux transferts des actions, le nombre d’administrateurs, ainsi que toutes les restrictions pour l’entreprise ou les activités commerciales et toutes autres dispositions.

Les statuts constitutifs peuvent être déposés en anglais, en français ou même dans les deux langues.

Étape 3 : Choisir l’adresse initiale du siège social et le premier conseil d’administration :

Il s’agit de l’adresse où la société va recevoir tous les documents et où elle conservera les livres de la société. La personne doit aussi mentionner le nom complet et l’adresse des personnes qui vont siéger sur le conseil d’administration de la société par actions en respectant les exigences. Elle doit également indiquer pour chaque administrateur s’il est résident canadien.

Étape 4: Combien ça coûte s’incorporer?

Des frais de 200 $ doivent être payés lors de la constitution d’une société par actions par l’entremise de la plateforme en ligne. De plus, il existe une alternative rapide pour un coût supplémentaire de 100 $ qui vous permet d’obtenir un délai de quatre heures ouvrables seulement pour les demandes de constitution en ligne.

Pour conclure, malgré sa complexité apparente, l’incorporation offre plusieurs avantages, notamment la possibilité de limiter la responsabilité des actionnaires et de faciliter le financement de l’entreprise. 

Enfin, il ne faut pas oublier que l’incorporation impose certaines obligations à l’entreprise, telles que la tenue de registres et la soumission de rapports annuels. Il est donc recommandé de se faire accompagner par un conseiller juridique ou un comptable pour naviguer dans ce processus.

Avec toutes ces informations, incorporer votre entreprise s’avérera une tâche simple, sans stress. 

Plus de questions? Nous y répondons!

C’est quoi un teneur de livres?

Appelé bookkeeper en anglais, le teneur de livre est une personne chargée de tenir à jour les registres financiers d’une entreprise ou d’une organisation en faisant, entre autres, la saisie de données comptables. Le rôle principal d’un teneur de livres est de s’assurer que toutes les transactions financières sont correctement enregistrées, classées et documentées et ce, de manière précise.

Les tâches courantes d’un teneur de livres incluent :

1. L’enregistrement des transactions : Il enregistre toutes les opérations financières de l’entreprise, telles que les ventes, les achats, les paiements, les dépenses, les revenus, etc.
2. Le classement et la catégorisation des données comptables : Il s’assure que chaque transaction est classée dans la bonne catégorie comptable, ce qui facilite l’analyse financière et la préparation des rapports.
3. La réconciliation : Il concilie les relevés bancaires avec les enregistrements comptables pour s’assurer que les chiffres correspondent et détecter toute anomalie ou erreur.
4. La préparation des états financiers : Il peut aider à préparer les états financiers, tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau de flux de trésorerie, en utilisant les données qu’il a enregistrées.
5. Le suivi des dépenses : Il aide à surveiller les dépenses de l’entreprise, ce qui peut contribuer à la gestion du budget.
6. Les paiements et la facturation : Il peut être chargé de traiter les paiements des fournisseurs et d’émettre des factures aux clients.

Les teneurs de livres jouent donc un rôle essentiel dans la gestion financière d’une entreprise, en fournissant des informations financières précises et en aidant les propriétaires et les gestionnaires à prendre des décisions éclairées. Ils travaillent souvent en étroite collaboration avec les comptables ou les experts-comptables pour garantir la conformité aux règles comptables et fiscales.

Quels sont les principes de la tenue de livre comptable?

Au Québec, la tenue de livre comptable repose sur des principes similaires à ceux des PCGA (Principes Comptables Généralement Acceptés) utilisés dans d’autres juridictions, mais il existe également des spécificités liées à la législation et aux normes comptables québécoises. Voici les principes fondamentaux de la tenue de livres comptable au Québec :

1. Principe de la comptabilité d’exercice : Comme mentionné précédemment, ce principe stipule que les transactions doivent être enregistrées au moment où elles sont effectuées, et non au moment où l’argent est effectivement reçu ou payé. Il s’agit d’un principe fondamental de la comptabilité au Québec, tout comme dans d’autres juridictions.
2. Principe de l’entité : L’entreprise est considérée comme une entité distincte de ses propriétaires, et les transactions de l’entreprise doivent être enregistrées séparément des finances personnelles des propriétaires. Cela garantit une séparation claire entre les actifs, les passifs et les capitaux propres de l’entreprise et ceux des propriétaires.
3. Principe de la continuité : Comme ailleurs, ce principe suppose que l’entreprise continuera à fonctionner indéfiniment, sauf indication contraire. Les comptes sont tenus en tenant compte de la perspective à long terme.
4. Principe de l’importance relative : Ce principe exige que les transactions et les éléments comptables soient enregistrés et présentés en fonction de leur importance relative. Les transactions importantes doivent être clairement mises en évidence dans les états financiers.
5. Principe de la prudence : Ce principe exige que les comptables et les teneurs de livres comptables au Québec fassent preuve de prudence dans l’évaluation des actifs, des passifs et des estimations comptables. En cas de doute, il est recommandé de prendre des mesures conservatrices pour éviter une surestimation des actifs ou une sous-estimation des passifs.

Il est important de noter que la tenue de livres comptable au Québec est également influencée par les normes comptables canadiennes, telles que les normes comptables pour les entreprises à capital fermé (NCECF) émises par le Conseil des normes comptables du Canada (CNC). Les entreprises au Québec sont tenues de se conformer à ces normes comptables, en plus des exigences légales provinciales. Par conséquent, il peut y avoir des spécificités additionnelles liées aux normes comptables canadiennes qui s’appliquent aux entreprises québécoises.

Comment faire la tenue de livre?

La tenue de livres est un processus essentiel pour enregistrer et pour suivre toutes les transactions financières d’une entreprise. Voici les étapes de base pour effectuer une tenue de livres :

1. Collecte des documents financiers :
   • Rassemblez tous les documents financiers pertinents, tels que les reçus, les factures, les relevés bancaires, les relevés de carte de crédit, les contrats, etc.
2. Création d’un système de classement :
   • Établissez un système de classement organisé pour trier et stocker tous les documents financiers. Utilisez des dossiers physiques ou un système de classement électronique.
3. Séparation des finances personnelles et professionnelles :
   • Assurez-vous de séparer clairement les finances personnelles des propriétaires de celles de l’entreprise.
4. Enregistrement des transactions :
   • Pour chaque transaction, enregistrez les détails pertinents, notamment la date, la description, le montant, la catégorie comptable (par exemple, ventes, achats, dépenses), le mode de paiement, etc.
5. Utilisation d’un logiciel comptable (facultatif) :
   • Pour simplifier le processus, envisagez d’utiliser un logiciel comptable tel que QuickBooks, Sage, Xero ou un autre logiciel comptable approprié à votre entreprise. Ces outils automatisent de nombreuses tâches de tenue de livres et facilitent la création de rapports financiers.
6. Rapprochement bancaire :
   • Rapprochez régulièrement vos relevés bancaires avec vos enregistrements comptables pour vous assurer que les chiffres correspondent. Identifiez et corrigez les erreurs ou les transactions manquantes.
7. Création de rapports financiers :
   • Générez des rapports financiers réguliers, tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau de flux de trésorerie, en utilisant vos enregistrements comptables. Ces rapports offrent un aperçu de la santé financière de votre entreprise.
8. Gestion de la TVA et des impôts :
   • Si votre entreprise est assujettie à la TVA ou à d’autres taxes, assurez-vous de collecter et de payer les montants dus aux autorités fiscales en temps opportun.
9. Révision et audit :
   • Faites régulièrement une révision de vos livres comptables pour détecter les erreurs et les incohérences. Il peut également être utile de faire auditer vos livres par un CPA externe pour garantir leur précision.
10. Formation continue :
    • Restez à jour avec les changements législatifs et les meilleures pratiques comptables en participant à des formations continues et en consultant des ressources professionnelles.

La tenue de livres doit être précise, organisée et effectuée régulièrement pour garantir une gestion financière saine de votre entreprise. Si vous n’avez pas les compétences à l’interne, envisagez de faire appel à un professionnel offrant des services de tenue de livres pour vous aider à maintenir des livres comptables précis et à jour.

Les règles de tenue de livres pour les travailleurs autonomes

Les travailleurs autonomes au Québec sont tenus de respecter certaines règles de tenue de livres, comme les entreprises, afin de s’assurer qu’ils sont conformes. Voici quelques-unes des règles essentielles que les travailleurs autonomes au Québec doivent suivre en matière de tenue de livres :

1. Tenue de registres financiers :
   • Les travailleurs autonomes doivent tenir des registres financiers précis pour enregistrer toutes leurs transactions financières, y compris les revenus, les dépenses, les achats et les ventes.
2. Séparation des finances personnelles et professionnelles :
   • Il est important de maintenir une stricte séparation entre les finances personnelles et professionnelles. Ayez un compte bancaire distinct pour votre entreprise.
3. Enregistrement des revenus :
   • Enregistrez tous les revenus que vous gagnez dans le cadre de votre travail autonome. Cela comprend les paiements en espèces, les chèques, les virements bancaires et les paiements par carte de crédit.
4. Enregistrement des dépenses :
   • Enregistrez toutes vos dépenses professionnelles, y compris les factures de fournisseurs, les frais de bureau, les frais de déplacement, les frais de véhicule, etc.
5. Billing :
   • Si vous émettez des factures à vos clients, assurez-vous qu’elles sont précises et incluent toutes les informations nécessaires, telles que votre nom, votre numéro d’entreprise, la date, le montant dû, la description des services, etc.
6. Rapprochement bancaire :
   • Faites régulièrement correspondre vos enregistrements financiers avec vos relevés bancaires pour vous assurer que les chiffres correspondent et détecter toute erreur ou omission.
7. Calcul des taxes :
   • Si vous êtes assujetti à la TVQ et à la TPS fédérale, assurez-vous de collecter et de payer ces taxes conformément aux règles fiscales en vigueur.
8. Tenue de registres pendant au moins 7 ans :
   • Conservez vos registres financiers pendant au moins 7 ans, car Revenu Québec ou l’ARC peuvent exiger une vérification fiscale pendant cette période.
9. Consultation d’un professionnel de la fiscalité :
   • Il est recommandé de consulter un comptable ou un fiscaliste pour vous aider à comprendre les obligations fiscales spécifiques à votre situation et à optimiser votre situation fiscale.
10. Rapports fiscaux annuels :
    • Préparez et déposez les rapports fiscaux annuels requis, tels que la déclaration de revenus des travailleurs autonomes (TP-80), en respectant les délais imposés par l’Agence du revenu du Québec.

Il est essentiel de respecter ces règles de tenue de livres pour éviter les problèmes fiscaux et financiers. Les travailleurs autonomes peuvent choisir de tenir leurs registres manuellement, mais l’utilisation d’un logiciel comptable ou d’un service de tenue de livres professionnel peut simplifier le processus et aider à garantir la précision de la comptabilité.

Des exemples concrets de tenue de livres pour les petites entreprises

Si vous êtes un travailleur autonome, ou une petite entreprise, vous pouvez utiliser des outils simples comme Excel, ou encore comme QBO en ligne. En voici quelques exemples :

Exemple de registre de revenus :

Exemple de registre de dépenses :

Si vous êtes une plus grosse entreprise, il serait en effet pertinent de faire appel à des professionnels qui pourront vous aider à mieux classer le tout. 

Contactez notre équipe pour obtenir plus de renseignements sur les services que nous offrons, et comment nous pouvons vous faciliter la tâche et vous tranquilliser l’esprit.

Vous souhaitez vous partir en affaires et démarrer une entreprise à domicile? Nous vous avons concocté un article incluant des éléments de planification, des règles fiscales et, surtout, des conseils pour bien partir une entreprise à domicile.

ASTUCES POUR  DÉMARRER UNE ENTREPRISE À DOMICILE

1. Connaissez-vous la différence entre une entreprise, une société et le travail autonome?

Lorsqu’on souhaite se partir en affaires, on peut rapidement se sentir dépassé par toutes les informations qu’on doit connaître. De ce fait, bien des gens ne savent pas exactement ce qui distingue une entreprise d’une société. Pourtant, c’est une différence qui est très importante, tant aux fins de l’impôt que de l’endettement.

Tout d’abord, il faut savoir que vous pouvez tout à fait faire la création d’une entreprise et l’exploiter sans pour autant créer une société. Par contre, même si vous pouvez donner une dénomination à votre entreprise, ce sera toujours vous qui exploiterez l’entreprise. Vous serez un « propriétaire unique ».

Constitution en société

Si vous choisissez de créer une société pour votre entreprise, sa dénomination comportera la mention « limitée », « ltée », « corporation », « compagnie » ou « inc. ». La société en tant que tel est une personne juridiquement distincte de vous, et c’est celle-ci, et non vous, qui exploite l’entreprise. Même si vous contrôlez la société, l’entreprise n’est pas légalement « votre » entreprise, ce qui signifie que vous n’êtes pas responsable des dettes de la société. Cependant, il faut garder en tête que si la société doit emprunter de l’argent à une banque, cette dernière insistera pour obtenir de vous une garantie personnelle, de sorte que vous serez tenu responsable si la société ne peut rembourser l’emprunt bancaire dans les temps. De plus, à titre d’administrateur, vous êtes toujours responsable de certaines obligations de la société, comme le versement de la TPS et de la TVH ou encore des déductions salariales que la société aurait omis de remettre.

D’ailleurs, si vous constituez une société, celle-ci devra produire les déclarations de revenus T2 annuelles et payer l’impôt sur ses bénéfices. Une fois l’impôt payé, vous ne devez pas sortir simplement de l’argent de la société pour vous-même, car vous n’êtes pas l’exploitant. À la place, lorsque vous souhaitez extraire des profits de la société, vous devez faire en sorte que celle-ci vous verse un salaire ou une prime (que la société peut déduire et qui est imposable pour vous à titre de revenu d’emploi), ou qu’elle vous verse des dividendes. Ces derniers ne sont pas déductibles pour la société, mais ils sont imposés entre vos mains à un taux inférieur, du fait du crédit d’impôt pour dividendes.

Ces mesures supposent certaines formalités administratives, et il est important que vous notiez correctement tout ce que vous faites, sans quoi les conséquences fiscales peuvent être sérieuses si vous-même ou la société faites l’objet d’une vérification. Vous ne voulez pas frauder par erreur. Si vous avez prêté de l’argent à la société pour une raison ou pour une autre, elle peut aussi vous le rembourser sans conséquences fiscales.

Entreprise individuelle et travailleur autonome

L’entreprise à domicile a le plus souvent simplement la forme d’une entreprise individuelle, car c’est souvent une seule personne, vous. Quand vous faites une entreprise individuelle, il n’y a pas d’exigence dans la loi à ce sujet; vous n’êtes pas tenu d’avoir une dénomination distincte, bien qu’il soit parfois souhaitable d’en créer une pour donner une impression de professionnalisme à vos clients. Si votre entreprise est visible, par exemple, car vos clients vous rendront régulièrement visite, vous devriez vérifier que vous n’enfreignez pas les règlements de zonage locaux, ou ceux de votre copropriété ou de votre appartement si vous vivez dans un immeuble.
Il est possible que vous décidiez de choisir un nom d’entreprise autre que votre propre nom, ou que vous choisissiez en fait d’utiliser votre nom, auquel vous ajoutez un élément (par exemple « Services de consultation Untel »). Si c’est le cas, vous aurez besoin d’un compte d’entreprise pour y déposer les chèques de vos clients, car vous ne pourrez pas déposer dans votre propre compte, celui-ci étant à votre nom seulement. Pour ouvrir un compte entreprise, votre banque exigera notamment que votre entreprise soit immatriculée auprès du registre des entreprises de la province. Il s’agit généralement d’une formalité qui requiert le paiement d’un léger montant. L’immatriculation d’une entreprise ne vous donne pas de droit particulier à l’égard du nom d’entreprise choisi si ce nom enfreint une marque de commerce quelconque; elle vous permet simplement d’exercer vos activités, d’intenter une poursuite et d’ouvrir un compte bancaire à ce nom.

2. TPS/TVH

Si votre chiffre d’affaires total excède 30 000 $ par année (cela doit inclure le chiffre d’affaires de toute société que vous contrôlez), vous devez vous inscrire aux fins de la TPS et de la TVH, et ainsi percevoir ces taxes en tout temps si votre entreprise est exploitée au Canada.

Si votre entreprise est exploitée au Québec, vous devrez vous inscrire à la TVQ en plus de la TPS/TVH. Tant que votre chiffre d’affaires ne dépasse pas le seuil de 30 000 $ pour une période de quatre trimestres consécutifs, vous n’avez pas à vous inscrire aux fins de la TPS/TVH et de la TVQ ou à percevoir ces taxes, mais vous pouvez vous inscrire tout de même si vous souhaitez prendre de l’avance, ou si vous souhaitez avoir l’air plus professionnel.

Effectivement, si votre chiffre d’affaires est inférieur à 30 000 $ et que vous effectuez des ventes à des entreprises plutôt qu’à des particuliers, vous devriez peut-être vous inscrire. Vous devrez alors percevoir la TPS/TVH de vos clients, mais ceux-ci n’y verront généralement pas d’inconvénient puisque la plupart des entreprises recouvrent la totalité de la TPS ou de la TVH qu’elles paient. Vous pourrez quant à vous recouvrer la totalité de la TPS/TVH que vous paierez à l’égard de vos dépenses d’entreprise. Cependant, si vos dépenses taxables sont relativement peu importantes, vous pourrez profiter de la méthode rapide de calcul, qui vous permet de faire un peu d’argent avec la TPS (et la TVQ au Québec) en déclarant un pourcentage des taxes facturées.

Il se peut que vous deviez également vous inscrire aux fins de la taxe de vente provinciale et percevoir cette taxe, selon la nature des biens et des services que vous fournissez.

Veuillez prendre note cependant que les mêmes règles s’appliquent à toute société que vous possédez : cette société peut devoir s’inscrire aux fins de la TPS/TVH et percevoir ces taxes.

3. Déclaration de votre revenu

Lorsque vous exploitez une entreprise individuelle, tout revenu gagné par l’entreprise est déclaré dans votre déclaration sous « Revenus d’entreprise » (le terme changera pour Revenus de profession libérale, Revenus d’agriculture ou Revenus de pêche si vous exercez l’une de ces activités).
Lorsque vient le moment de faire votre déclaration, vous devez indiquer à la fois vos revenus bruts (totaux) et vos revenus d’entreprise (déduction faite des dépenses). Vous devrez aussi produire un état des résultats qui montrera le détail de vos revenus et de vos dépenses (ventilés par catégorie, par exemple : publicité, fournitures, repas et frais de représentation, téléphone, etc.). Cette ventilation est généralement présentée sur le formulaire T2125, mais ce n’est pas obligatoire.
Vos revenus d’entreprise nets sont combinés à vos revenus provenant d’autres sources dans votre déclaration, comme les revenus d’emploi et les revenus de placement qui, ensemble, donnent le « revenu total ».

4. Déduction des dépenses d’entreprise

Lorsque vous calculez votre revenu d’entreprise net, c’est possible de déduire les dépenses liées à l’exploitation de celle-ci. Si vous voulez être certain de bien obtenir les déductions, assurez-vous de ne pas oublier les dépenses suivantes :

• Fournitures : ces dépenses comprennent notamment le papier, les cartouches d’encre, les clés USB, les crayons et autres éléments de même nature que vous utilisez pour le travail. Elles peuvent aussi comprendre des publications comme des magazines et journaux spécialisés. Conservez vos reçus.
• Téléphone : si vous avez une ligne dédiée seulement à votre entreprise, le coût est déductible à 100%. Si vous votre ligne personnelle en partie pour le travail, les dépenses correspondantes entrent sans doute dans la catégorie « Frais de bureau » sous l’intitulé suivant. Il est important de ne pas oublier de déduire votre service Internet mensuel, et les coûts associés à votre cellulaire dans la mesure où vous utilisez celui-ci dans le cadre de votre travail.
• Matériel : les dépenses relatives aux « immobilisations » coûteuses qui ont une longue durée de vie, par exemple les ordinateurs et le mobilier, ne peuvent être déduites directement. En effet, vous devez à la place déduire ce que l’on appelle la « déduction pour amortissement » (DPA), celle-ci étant appliquée à un solde dégressif sur un certain nombre d’années. Le taux de DPA dépend du matériel concerné : il est de 55 % pour les ordinateurs, et il est de 20 % pour le mobilier.
• Frais liés à l’automobile : Il est important de noter l’utilisation que vous faites de votre automobile pour vos affaires, par opposition à votre utilisation à des fins personnelles. Notre meilleur conseil est de tenir un journal quotidien, dans lequel vous inscrivez l’utilisation que vous faites de votre automobile pour vos affaires avec le kilométrage. Notez-y également le chiffre à l’odomètre au début, ainsi qu’à la fin de l’année. Avec toutes ces informations, vous pourrez alors déterminer la proportion de votre utilisation de l’auto pour le travail. Vous pourrez ensuite déduire ce pourcentage des frais consacrés à l’achat d’essence, à l’assurance et à votre permis, ainsi qu’au lavage, à l’entretien et à la réparation de l’auto. Vous pouvez aussi déduire ce pourcentage de la DPA (qui est de 30 % par année pour une automobile). Cependant, un plafond s’applique au coût d’une automobile qui peut être utilisé comme base pour la déduction de la DPA. Le plafond est révisé chaque année, mais pour les autos achetées de 2001 à 2018, il est demeuré inchangé à 30 000 $ (plus les taxes de vente).
• Repas et frais de représentation : vous pouvez déduire les repas au restaurant, les billets pour des événements sportifs, des spectacles, etc. lorsque la dépense est nécessaire pour les affaires. Par exemple, si vous invitez un client potentiel au restaurant ou à un match de hockey, vous pourrez déduire cette dépense. Gardez toutefois en tête que vous ne pouvez déduire que 50 % de ces coûts à titre de dépense d’entreprise (sauf les conducteurs de camion sur long parcours, qui eux peuvent déduire 80 % des dépenses relatives aux repas).

5. Frais de bureau

Les dépenses relatives à un bureau à domicile peuvent être déduites, mais seulement si elles entrent dans l’une ou l’autre de ces deux catégories :

• Votre maison est votre principal lieu d’affaires. Nous entendons par ceci que vous n’avez pas de bureau ailleurs, dans lequel vous travaillez plus souvent qu’à votre bureau à domicile. Notez toutefois que même si un client important met un bureau à votre disposition dans ses installations, il s’agit néanmoins des installations de votre client, et cette situation ne vous fait pas nécessairement perdre le droit à une déduction des dépenses relatives à votre bureau à domicile.

ou

• Votre bureau à domicile sert exclusivement dans le cadre de votre entreprise, et sert « à rencontrer des clients ou des patients sur une base régulière et continue ».

Vous pouvez uniquement inscrire vos dépenses en diminution du revenu que vous tirez de l’entreprise. Vous ne pouvez donc utiliser les dépenses relatives au bureau à domicile pour produire une perte d’entreprise générale pouvant être appliquée à l’égard du revenu d’une autre provenance.

Cependant, les pertes refusées en raison de cette règle peuvent être reportées ultérieurement et utilisées au cours d’une année ultérieure quelconque en diminution du revenu généré par la même activité (vous devrez les présenter dans la déclaration de chaque année pour les reporter ultérieurement).

Les dépenses admissibles pour votre bureau à domicile sont fondées sur la fraction de la résidence dans laquelle vous avez votre bureau à domicile. Lorsque vous faites ce calcul, vous pouvez exclure les espaces communs comme les corridors et les salles de bain, du numérateur et du dénominateur. Vous pouvez choisir tout calcul raisonnable; les calculs fondés sur la superficie en pieds carrés ou le nombre de pièces, sont généralement des calculs jugés raisonnables.

Les dépenses déductibles

Les dépenses que vous pouvez déduire dans vos frais de bureau à domicile comprennent :

• le loyer, si vous louez votre résidence pour votre entreprise à domicile;
• l’intérêt sur un emprunt hypothécaire (et non pas le montant de principal);
• l’assurance-habitation;
• les taxes foncières;
• les services publics : électricité, chauffage, eau, gaz;
• le téléphone, si votre ligne personnelle sert en partie pour les affaires;
• l’entretien et les réparations, de même que les fournitures (p.ex., les ampoules).

Vous pouvez aussi déduire la DPA (4 % du solde dégressif du coût de l’immeuble) en fonction de la fraction pertinente de votre résidence, mais ce n’est souvent pas souhaitable.

Si vous envisagez de démarrer une entreprise à domicile ou si vous souhaitez obtenir plus d’information, contactez l’un de nos experts!

Afin de percevoir les paiements de vos clients, payer vos fournisseurs, garder vos données à jour, gérer vos comptes de banque, avez-vous pensé à la comptabilité infonuagique? Nous sommes aussi là pour ça.

Une autre version de ce texte a été publiée sur le site web de Demers Beaulne. Nous pensions que le sujet pouvait être pertinent dans le cadre de NOA également.

Plus de questions? Nous y répondons!

Un article rédigé par Kim Gélineau.

Quickbooks (QBO) en ligne est un logiciel de comptabilité très populaire qui offre une variété d’outils et de fonctionnalités pour vous aider à gérer facilement vos finances. Mais le logiciel est encore plus puissant lorsqu’il est associé à des applications complémentaires qui offrent des fonctions indisponibles dans QBO, ou qui ne répondent pas tout à fait à vos besoins. Découvrez les applications essentielles complémentaires préférées de Noa.

Le traitement des factures fournisseurs et des dépenses (Dext ou ApprovalMax + Dext)

L’application Dext Prepare, ou simplement Dext, est l’application complémentaire à Quickbooks que nous utilisons et que nous recommandons le plus. Dext permet d’ajouter les documents d’achat à sa plateforme (factures à payer, dépenses de carte de crédit et rapports de dépenses), soit en faisant un ajout manuel sur le site web, soit en les envoyant par courriel ou par photo via un appareil mobile. L’intelligence artificielle détecte les 9 éléments suivants :

• Le type de document
• La date du document
• Le nom du fournisseur
• La devise
• Le montant total
• Le montant de TVA
• Le montant de taxe secondaire
• La référence de paiement
• Le type de paiement

Cela facilite le remplissage au préalable des données, qui peuvent être bonifiées par l’ajout de règles de classification. Ensuite, il ne vous reste plus qu’à réviser et à publier les données vers QBO, accompagnées de leur document justificatif. Cela permet de sauver un temps fou.

Une fonction similaire est disponible à même Quickbooks, mais Dext comporte des avantages qui valent de l’implémenter dans la majorité des cas. Par exemple, Dext permet une meilleure détection des éléments énumérés ci-haut et son interface est plus ergonomique dans son utilisation. 

Cet outil permet de lier les documents aux bons de commande de QBO, aux projets, aux classes et aux lieux. Dext permet aussi de créer des rapports de dépenses à partir des documents entrés et de les envoyer pour approbation. Toutefois, il n’est pas possible de créer un processus d’approbation pour les documents réguliers.

Dans le cas où un processus d’approbation serait nécessaire, nous pouvons ajouter ApprovalMax entre Dext et QBO afin de gérer un processus d’approbation tout aussi complexe, mais surtout, adapté à vos besoins.

Le paiement des fournisseurs (Plooto et Atouts Paiements RBC)

Quickbooks en ligne a beaucoup de fonctionnalités, mais il lui manque la possibilité de payer les fournisseurs à partir du logiciel. Il existe cependant des applications tierces qu’on peut installer afin de combler ce besoin.

Les deux applications que l’on recommande sont Plooto et Atouts paiements RBC (RBC PayEdge). Les deux applications fonctionnent selon le principe suivant :

L’application se synchronise avec Quickbooks et permet de voir les factures fournisseurs non payées dans l’application de paiement. Sélectionnez les factures que vous souhaitez payer et mettez en œuvre le paiement. Rien de plus simple!

L’application s’occupe de regrouper les factures du même bénéficiaire. Si un processus d’approbation est mis en place (on le recommande fortement), les approbateurs reçoivent une notification et ils doivent aller consulter les paiements et les approuver. Les fonds sont ensuite prélevés dans votre compte et transférés au bénéficiaire.

Il n’y a qu’un seul inconvénient lorsqu’on utilise l’une de ces applications : il est souvent nécessaire de revoir le processus de paiement des fournisseurs, puisqu’il y a un délai de quelques jours pour que le fournisseur reçoive les fonds. Cependant, le processus est plus simple et plus efficace pour vous si on compare à l’envoi de chèque, ou même au paiement à la banque qui se fait généralement un paiement à la fois et qui requiert la saisie de données manuelles.

Avoir les bons outils pour la gestion des payables, qui incluent la combinaison des applications Dext+QBO+Plooto, ou encore Dext+QBO+Atouts Paiements RBC, peut simplifier la gestion de ceux-ci de manière considérable.

Les encaissements clients (Quickbooks Paiements en français et EBizCharge)

La gestion des encaissements peut être un enjeu relativement important pour une entreprise. C’est pourquoi Quickbooks en ligne offre à ses clients la possibilité d’activer la fonction d’encaissement en ligne appelée Quickbooks paiements (elle est maintenant disponible dans Quickbooks en français). Cette fonction permet de payer sa facture en ligne par carte de crédit et la comptabilisation se fait automatiquement dans Quickbooks. À noter que des frais sont prélevés pour chaque transaction et qu’il est possible de la bloquer pour certaines factures.

Les moins bons côtés, malgré que cette fonctionnalité soit intéressante : elle comporte certaines limitations par rapport au multidevise, est limitée aux cartes de crédit et ne permet pas de programmer des encaissements récurrents.

Lorsque ses limites sont atteintes, il est plus avantageux de se tourner vers une application tierce comme EBiz Charge, car elle permet d’aller plus loin. Avec cette application, il est possible d’encaisser dans plusieurs devises, de créer des récurrences de paiement et d’encaisser des cartes de crédit. L’application crée les encaissements dans QBO pour la majorité des transactions et offre une interface simple pour apparier les transactions récurrentes aux factures.

Que ce soit avec Quickbooks paiements ou avec Atout paiements RBC, on sauve du temps de saisie de données et on se libère du tracas de devoir associer tous les encaissements aux factures. Les délais de paiement sont souvent améliorés puisqu’elles permettent de payer sur le champ au moment où la facture est visualisée. Le risque d’erreur est alors très réduit dans l’envoi des paiements puisque vous n’avez pas à recopier des informations de compte bancaire ou des montants.

Les paies (Nethris et Employeur D)

En ce qui concerne les paies, nous recommandons fortement l’utilisation d’une solution de paie complète tel Nethris ou Employeur D. Ces deux fournisseurs de service offrent non seulement l’accès à leur plateforme, mais aussi à tout le soutien nécessaire pendant la mise en place ou lorsque vous aurez des questions en cours de route.

Ces plateformes, qui sont essentiellement pareilles, offrent de vous accompagner pour le traitement de la paie. Elles permettent le dépôt direct au compte de banque de l’employé, gèrent les remises gouvernementales pour vous, vous fournissent les rapports adéquats pour comptabiliser les paies et du soutien téléphonique en cas de pépin. Ces fournisseurs de service ont l’avantage de s’occuper de la gestion complexe des paies par départements ou toute autre caractéristique particulière.

Bien que Nethris et Employeur D proposent de connecter et d’envoyer des écritures de paie dans QBO, nous ne recommandons pas ces options puisque les résultats que nous avons obtenus ne sont, jusqu’à maintenant, pas concluants. Il y a plusieurs raisons pour cela, mais c’est principalement parce qu’il faut constamment refaire la configuration au fur et à mesure que les situations évoluent dans la paie, ce qui n’est pas intuitif. De plus, au moment où les paies deviennent assez complexes pour valoir la peine de payer pour une connexion, cette dernière devient à son tour trop complexe pour transférer fluidement dans QBO sans modifier la structure de manière considérable.

Il est souvent plus avantageux de trouver une solution directement dans Excel pour générer efficacement une écriture de paie. 

Plus de questions? Nous y répondons!

Un article rédigé par Kim Gélineau.

En cette ère de plus en plus technologique, bien des compagnies ont toutes sortes d’outils à leur disposition afin de bien gérer leur entreprise. On pense entre autre à un commerce électronique, ou encore, à un logiciel de facturation, d’inventaire, des feuilles de temps, etc. Il est possible d’avoir tous ces outils dans un même logiciel, mais plus souvent qu’autrement, il s’agit d’outils complétements différents. Un entrepreneur pourrait donc vouloir connecter tous ces outils ensemble, et surtout à un logiciel de comptabilité comme Quickbooks en ligne qui propose toutes sortes de connecteurs et souvent des connections à même l’outil spécialisé.

La question à se poser est donc la suivante: Est-ce une bonne idée de tout connecter? Malheureusement, la réponse est non. Certaines applications comme Dext qui gère les payables doit être connecter à un logiciel comptable comme Quickbooks, sinon on ne l’utilise qu’a moitié. Toutefois, certaines applications créent plus de problèmes à être connectées qu’a ne pas l’être. En effet, certains logiciels comptables sont plus aptes à recevoir certaines connexions que d’autres.

Regardons ensemble les facteurs à considérer avant de décider quels outils connecter à votre logiciel comptable, plus précisément, si celui-ci est Quickbooks.

Pourquoi on veut connecter nos applications?

Les raisons pour lesquelles on souhaite connecter peuvent avoir un impact significatif pour déterminer si cela vaut la peine ou non de connecter une application au logiciel comptable. Voici les principales raisons que les clients nous partagent lorsqu’on discute de connexion.

Connecter pour connecter

On nous dit souvent que l’on souhaite connecter, sans avoir un autre besoin particulier à combler. C’est que beaucoup désirent en fait automatiser ou optimiser leurs processus et croient que de connecter est la seule manière de le faire. Il existe cependant bien d’autres manières d’automatiser et de réduire le fardeau de travail d’un employé ou d’une équipe comptable sans devoir connecter quoi que ce soit au système comptable. On peut simplement créer une feuille de calcul Excel, laquelle peut avoir une meilleure performance qu’une connexion et qui offre une meilleure flexibilité, car on contrôle le fichier Excel et on peut le modifier au besoin.

Souvent, l’automatisation par la connexion peut engendrer un certain laisser-aller; les intervenants ne se sentent plus responsables ou ils vont avoir tendance à oublier de faire des vérifications lorsque le processus est automatisé. Pourquoi est-ce que quelqu’un se sentirait responsable d’un processus qu’une machine effectue maintenant pour lui? Malheureusement, on oublie souvent de réviser et de valider l’information générée dans le processus, ce qui peut créer des éléments complexes à réparer manuellement. La plupart du temps, cela requiert l’intervention d’un dispendieux spécialiste.

La production de rapports

On nous mentionne aussi souvent vouloir connecter des applications pour obtenir le même détail dans leur logiciel comptable que dans leurs applications spécialisées, comme un gestionnaire de projet par exemple. L’accès à des données pertinentes plus précises pour l’entreprise peut être un facteur important dans le choix de connecter ou ou non au logiciel comptable. Cependant, il faut aussi se demander s’il n’est pas plus simple d’ajouter des données de l’application spécialisée en un deuxième temps afin d’éviter de devoir alourdir le processus de rapprochement. À noter qu’au moment ou l’on écrit cet article, il n’est pas requit d’ajouter le détail complet au logiciel comptable, bien que cela peut, dans certains cas, s’avérer une amélioration intéressante.

L’extension des fonctions comptables

Il y a un facteur important à considérer : certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles sur les logiciels comptables comme Quickbooks, ou parfois elles ne répondent pas tout à fait à vos besoins. Dans ces cas, il faut se tourner vers des applications tierces pour combler le manque.

Par exemple, une application comme Plooto, qui permet de payer les fournisseurs en ligne en listant les factures à payer dans Quickbooks, ne serait pas très utile sans connexion à Quickbooks. De plus, ce type d’application offre généralement des connexions qui sont limitées et simples. Elles ne compliquent pas le processus de rapprochement des données et réduisent considérablement l’entrée de données.

Dans le cas des applications comme Dext, Plooto, RBC PayEdge, EbizCharge, il est question d’applications que l’on doit absolument connecter pour avoir accès à leurs fonctionnalités complètes. Dans ce cas, dans la mesure où l’on a choisi la bonne application, il faut connecter.

La redondance de l’entrée de données

Lorsqu’une problématique est soulevée quant aux collaborateurs qui doivent entrer les mêmes données dans plusieurs logiciels ou qui évitent de le faire parce que c’est trop long, cela vaut la peine de se pencher sur une connexion. Il est important de considérer le processus de rapprochement, abordé en détail plus bas, avant de décider de connecter ou non. Il va sans dire qu’il faut également se demander s’il est nécessaire d’entrer en double certains éléments ou si une autre alternative serait plus avantageuse.

Qu’est-ce qu’on peut connecter?

Un logiciel comptable comme Quickbooks offre la possibilité de connecter des centaines d’applications tierces. On peut souvent connecter l’application directement, car le pont est déjà mit en place par les deux applications afin d’envoyer certaines informations précises entre les deux. Il est aussi possible d’utiliser des connecteurs payants conçus spécialement pour faire ce pont.

Finalement, si on a les moyens et si aucun connecteur ne fait déjà le travail, on peut demander a des programmeurs de coder un pont entre deux applications.

Voici maintenant les principales grandes catégories d’applications tierces dont nous avons fait l’expérience et voyons leurs enjeux ou leurs avantages au niveau de la connexion potentielle avec un logiciel comptable comme Quickbooks. À noter que des frais supplémentaires pourraient être appliqués dans certains cas pour avoir accès à leur connexion.

Commerce électronique (plateforme de paiement)

Dans bien des cas, nous avons remarqué que de connecter un commerce électronique pose plus de problèmes qu’il n’apporte de bénéfices. Premièrement, il faut que la plateforme de commerce permette aux connecteurs de voir quels sont les modes de paiement pour les traiter différemment au besoin, ce qui n’est pas toujours le cas. Les transactions en devises étrangères peuvent aussi poser problème, puisqu’il n’est pas possible pour les connecteurs de suivre les devises.

Deuxièmement, il peut arriver que certains éléments dont on a besoin ou que l’on souhaite transférer d’une application à une autre ne soient pas disponibles. De plus, il est possible que le connecteur fonctionne bien aujourd’hui, mais qu’il cesse de fonctionner demain (voir section sur les mises à jour et les exceptions). Cela demande donc une surveillance constante de la connexion et un rapprochement adéquat en continu.

Inventaire

Nous devons être prudents lorsque l’on parle de connecter des inventaires, car ce processus est très important pour une entreprise qui doit en faire la gestion. La difficulté vient du fait qu’il y a autant de possibilités que d’applications de gestion d’inventaire. Ceux qui gèrent des inventaires le savent, tous les systèmes ne sont pas organisés et gérés de la même manière. Il est donc très difficile de transférer les inventaires d’un logiciel complexe et spécialisé vers un logiciel moins complexe comme Quickbooks. Comme on laisse la gestion d’inventaire dans l’application spécialisée, mais que l’on demande tout de même au logiciel comptable d’effectuer des écritures de mouvement d’inventaire selon des principes moins complexes, il y a souvent des incongruités. Et si l’on a un doute sur la valeur de l’inventaire, il ne sert plus à rien de connecter. Il est donc important de discuter avec votre spécialiste en implantation Quickbooks afin de déterminer si la connexion est une bonne solution.

Logiciel de facturation et gestion de projet

Dans certains cas, il n’est pas nécessaire de les connecter, mais nous le ferons probablement quand même. Au-delà d’un gain de temps au niveau de l’entrée de donnée, les éléments à transférer sont généralement assez simples et les connexions offertes sont assez complètes. À noter toutefois que les connexions ne sont pas toutes nées égales et que certaines plateformes peuvent avoir de la difficulté au niveau du transfert des taxes, des segments significatifs et des champs personnalisés. Il est donc important de bien choisir le gestionnaire de projet ou l’application de facturation en considérant les possibilités et les limitations de connexion dès le départ pour éviter les surprises.

Traitement des payables et des notes de frais

Les applications pour augmenter ou pour compléter les fonctions de Quickbooks au niveau des payables et de la gestion des notes de frais sont celles que nous recommandons le plus et qui sont le plus connectées. On pense à une combinaison Dext, Quickbooks, Plooto pour gérer les payables de A à Z. On envoie les documents de factures et de reçus dans Dext, qui détecte plusieurs éléments et qui s’occupe de préremplir les informations comptables. Une fois révisés, on envoie les documents dans Quickbooks où la pièce jointe est jumelée à la transaction d’achat, puis on peut aller dans Plooto pour générer la liste des factures à payer et en effectuer le paiement à partir de là. L’intégration entre les trois applications est simple, directe et permet de mettre l’emphase sur la révision plutôt que sur l’entrée de données.

Encaissements

En ce qui concerne les encaissements, Quickbooks offre la possibilité d’encaisser les factures de vente en ligne. Les fonctionnalités étant limitées en termes de modes de paiement, de paiements récurrents et de devises, certains se tournent vers des logiciels externes tels qu’EbizCharge. Il est important dans ce cas de connecter cette application pour limiter l’entrée de données supplémentaires. Il est d’autant plus important de comprendre comment la connexion fonctionne pour ne pas avoir de surprises.

Qui s’occupe de la comptabilité et de la connexion?

Après avoir considéré vos besoins et les possibilités de connexions, l’élément qui pourrait faire basculer votre décision d’un côté ou de l’autre concerne la personne dans l’entreprise qui sera responsable de réviser et d’analyser la comptabilité. Il est préférable que cette personne soit à l’aise avec les technologies et qu’elle comprenne bien comment fonctionne la connexion mise en place, car celle-ci devra pouvoir intervenir lors des évènements décrits dans les prochains paragraphes.

Le rapprochement

Que l’on choisisse de connecter ou non, il faudra effectuer des rapprochements entre les données des logiciels tierces et le logiciel comptable. Dans le cas où l’on ne connecterait pas le commerce électronique, le rapprochement s’effectue au moment de générer le rapport de la plateforme et de créer l’écriture de revenu. Si on le connecte, il faudra l’effectuer après que des dizaines, voire des centaines ou des milliers de transactions aient été envoyées vers le logiciel comptable. Ces transactions ne sont à ce moment plus isolées dans leur propre logiciel, mais incorporées dans un logiciel comptable qui peut contenir d’autres revenus et d’autres dépenses. Il est donc important de rapprocher le tout à intervalles réguliers et d’intervenir rapidement.

Les mises à jours et les exceptions

Lorsque nous connectons des logiciels complexes et différents, il faut comprendre qu’ils ne parlent pas le même langage et ne comportent pas exactement les mêmes composantes. Les connecteurs effectuent le pont entre ces deux plateformes, mais il arrive que de nouvelles fonctionnalités et des mises à jour fassent échouer la connexion. Il est donc important que la personne responsable de la révision soit confortable de discuter avec l’assistance technique afin de faire corriger ou ajuster le tout au besoin. Autrement, il faut que l’entreprise soit prête à payer un expert pour l’accompagner dans le dépannage de ce type de situation, qui arrivera probablement tôt ou tard.

En conclusion, tout est une question de calcul

Pour terminer, il est important de se rappeler que de connecter des applications ensemble et surtout au logiciel comptable peut entraîner des conséquences inattendues. La préparation est la clé : il faut se demander si une telle connexion va apporter un résultat positif en considérant les risques et les avantages de manière holistique.

Si vous avez bien évalué la situation et que vous souhaitez aller de l’avant avec une telle connexion, parlez-en à votre spécialiste TI et logiciels, mais surtout, parlez-en à votre comptable avant de le faire. Mieux vaut prévenir que guérir.

Nous recommandons, pour des connexions plus personnalisées, d’effectuer une période de parallèles où l’on connecte l’application à une compagnie vide. Cela permet d’observer tous les comportements et de confirmer que l’on comprend bien la connexion et que les informations sont transférées comme prévu.

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